Gestione dei processi documentali

Cos’è un processo?

Un processo è un insieme di attività che utilizza delle risorse in fase di ingresso e le trasforma in elementi in uscita dotati di un maggior valore aggiunto.
Allora perché è importante conoscere e mappare i propri processi in azienda? Solo ottimizzando questi processi ed organizzandoli in modo opportuno è possibile monitorare l’avanzamento, misurare le performance e migliorare di conseguenza i propri processi produttivi. Occorre documentare tutti i processi, da quelli più ripetitivi a quelli più creativi di tipo strategico e gestionale.

Come monitorare un processo?

La reingegnerizzazione dei processi parte della situazione corrente (as is) alla situazione voluta (as to be): i processi attualmente in uso vengono analizzati e mappati insieme a tutti gli attori e alle attività coinvolte, fino ad una loro ottimizzazione per elaborare dei nuovi flussi di azioni e di task da svolgere.

Di questo processo fanno parte a pieno titolo anche i documenti che rappresentano l’intero patrimonio informativo di una azienda: conoscere i propri processi documentali nel dettaglio permetterà di attuare una riorganizzazione della stessa struttura organizzativa, anche in ottica di Industria 4.0. Non è più possibile dire “abbiamo sempre fatto così”, occorre invece ripensare a fondo e sradicare anche queste abitudini tramandate che possono essere ottimizzate per un pieno recupero in produttività.

Lavorare per processi significa comprendere che ciascuna attività ha bisogno di un input e di un output, ha un fornitore in fase iniziale e un cliente in fase finale: tenendo a mente questo principio e analizzando la situazione as is si scoprono ridondanze nascoste, flussi e interdipendenze, nonché le aree più critiche sulle quali intervenire.

 

 Foto tratta da www.agendadigitale.eu

lavorare per processi

Gli indicatori di processo

Una volta riorganizzati i processi, si procede con l’introduzione di punti di misura KPIs (Key Performance indicators) per la verifica dei risultati raggiunti. Questi indicatori devono essere specifici, misurabili, accessibili economicamente e pertinenti alle specifiche necessità (tempi medi per emissione di offerta o conferma d’ordine, tempi di risposta a richieste e reclami, tempi medi di evasione ordini, etc…): se le misure ottenute da questi indicatori soddisfano le aspettative dell’azienda con notevole miglioramento delle performance e della produttività, siamo pronti per passare al AS TO BE.

La digitalizzazione dei documenti è di certo un argomento importante di questi tempi, ma per ottenere risultati tangibili è ancora più importante digitalizzare i processi: solo così sarà pienamente concreto il risparmio di risorse, denaro, carta nonché l’ottenimento di maggiore competitività ed efficienza.

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Fonte dell’articolo: agendadigitale.eu

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