Gestione DMS dei documenti e processi

Introdurre un sistema di gestione documentale DMS in azienda rappresenta sempre un notevole cambio organizzativo perché avrà di certo un forte impatto nella impostazione e gestione dei processi.

Non si tratta semplicemente di passare dal documento cartaceo a al file digitale, si tratta di un cambio culturale che deve coinvolgere tutte le risorse, dal top management ai lavoratori più operativi. Un nuovo modo per gestire il lavoro quotidiano e condividere la conoscenza per farla diventare un valore aggiunto.

Gli step fondamentali

Ma quali sono i principali step per raggiungere efficacemente l’obiettivo della digital transformation?

1. Focus su esigenze e obiettivi: cosa ci serve?
Come è possibile scegliere le tecnologie e le soluzioni più adatte alla propria organizzazione se non sono chiari fin dall’inizio le esigenze interne e gli obiettivi di business? Passaggio doveroso cui spesso non si presta la dovuta attenzione.

2. Analizzare i processi di business: cosa non ci serve?
Inutile avventurarsi in soluzione complesse, troppo strutturate o che non sono in grado di supportare l’utente nel suo lavoro di tutti i giorni.
Il personale interno è sicuramente il target da coinvolgere per comprendere lo stato as is e per trarre importanti spunti, evidenziare criticità e idee di miglioramento Anche questa è conoscenza, seppur nascosta, che fa parte del valore delle imprese.

3. Definire nuovi processi
Dopo analizzato è la situazione interna, è importante iniziare a classificare la tipologia di documenti che l’organizzazione produce, con relazioni tra i flussi che il documentale dovrà gestire e facilitare: nuovi modi di produrre, attribuire, approvare, condividere e salvare documenti. I nuovi processi dovranno tenere conto delle esigenze di knowledge dell’azienda e dell’infrastruttura IT già esistente.

4. Identificare la soluzione più adeguata alle esigenze
Tradurre obiettivi e necessità aziendali in soluzioni concrete non è facile affatto. Occorre affidarsi a chi è in grado di gestire e presidiare l’intero sviluppo di change management, dalla fase di identificazione dei processi di produzione documentale, passando per quella del supporto e formazione al personale, fino ad arrivare alla fase di assistenza e monitoraggio.

5. Coinvolgere il personale, sempre!
La user adoption è l’ingrediente che dà effettivamente vita alla soluzione DMS adottata. Per questo è importante coinvolgere il personale in tutte le fasi in cui il suo contributo possa essere fondamentale: comprensione dei processi, di test del sistema prima della sua piena operatività, sessioni formative specifiche per sfruttare fino in fondo ciò che la soluzione prescelta può offrire, flusso di comunicazione integrato che accompagni l’azienda, in questa fase di cambiamento organizzativo, durante il corso di tutto il progetto.

Stampare meno carta non è l’obiettivo principale, ma solo il prodotto di una rivoluzione più ampia e di un profondo cambio organizzativo che fa parte della digital transformation.

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Fonte dell’articolo: sito web techeconomy.it

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