Le tre dimensioni strategiche dell'impresa

[BLOG ] Progetto di gestione documentale: il successo in 3 step

Nov 10

Il document management impatta sulla dimensione organizzativa delle imprese

Processi, persone e tecnologie: queste le tre dimensioni costitutive di ciascuna azienda. E’ per questo che su queste occorre agire, ottimizzandole, per attuare una gestione documentale efficace e competitiva. Il fine ultimo non è solo contenere i costi, ma rendere dati e informazioni un vero e proprio capitale.

Adottare un sistema di document management #DMS significare seguire la via della digital transformation mediante
▪ processi nuovi e formalizzati,
▪ persone motivate che sostengono e promuovono il cambiamento positivo,
▪ tecnologie abilitanti supportate da conoscenze strutturate.

I processi

Parola chiave: ridefinire i processi. In azienda circa il 60-80% dei dati è destrutturato e senza alcun controllo perché gestito su carta, appunti, e-mail, cloud, mobile…oppure oralmente. Correzioni, revisioni, carichi di lavoro non sono monitorati e se perde traccia con molta facilità.

Ecco perché si avverte la necessità di gestire in modo integrato i flussi documentali. Gestire il contenuto e la ricerca al suo interno, significa efficienza organizzativa migliorata, processi aziendali accelerati e condivisione dell’informazione aziendale (anche a supporto dell’innovazione).

La gestione documentale, mediante l’archivio digitale documentale e i sistemi di workflow, è lo strumento che ridefinisce dati, informazioni e conoscenza di un’azienda. Non è un processo certamente facile, specialmente quello legato all’attivazione di workflow, ma partendo dall’analisi del contesto e dei processi esistenti, si può fare il primo passo per mettersi sulla buona strada.
Implementare un sistema DMS significa maggiore reattività e risparmio di tempo? Probabilmente sì, ma solo se si coinvolgono anche le persone.

Le persone

Coinvolgere le persone in questo percorso significa decretare fin dall’inizio il successo di questa nuova metodologia di lavoro: sono i veri attori della trasformazione, coloro che vivono l’azienda ogni giorno e che conoscono i processi che la governano.

Nel concreto i sistemi di Document management non solo permettono di ridurre i tempi e le modalità con cui le persone gestiscono dati e documenti, ma permettono loro di gestirli in modo riconosciuto e riconoscibile all’organizzazione, colleghi e superiori. Si gettano le basi anche per il Knowledge management perché i sistemi mettono le persone nella condizione di organizzare e sedimentare pratiche, contratti, ma anche dati e informazioni sui clienti, in modo che essi siano sempre agevolmente raggiungibili: si va ad impattare direttamente su quella quota tempo perso alla ricerca del documento giusto al momento giusto.
Un’azienda che ha DMS ha personale più efficiente? Probabilmente si, ma quale tecnologia deve supportaci in questo progetto?

La tecnologia

Si tratta di strumenti e soluzioni capaci di supportare e guidare i processi e le attività quotidiane delle persone. Quando un nuovo sistema DMS entra nelle imprese, esso obbliga le imprese a ripensarsi. Ripensarsi, spesso, fin nella loro identità, se è vero che identità e capitale intellettuale si costruiscono anche a partire da come si sedimenta e struttura il knowledge aziendale.

Le tecnologie, come sempre accade, abilitano questa realtà e forniscono strumenti capaci di riorganizzare le imprese: pensiamo alla sicurezza. La tecnologia è chiamata a rispondere con soluzioni che aiutino le persone a mettere in atto processi sicuri (processi di produzione, di archiviazione e di scambio).
La ridefinizione di processi, persone e tecnologie porta a comprendere come il document management oggi abbia sempre più a che fare anche con big data e analytics.

Come scegliere lo strumento ideale?

Un’azienda riorganizzata nelle sue tre dimensioni nell’ottica in DMS è un’azienda che da una parte “fa ordine” nei dati e nei processi; ma è anche una impresa che produce molti più dati aggregabili da analizzare con opportune analytics.

Scegliere la soluzione di gestione documentale ottimale per il tuo business è fondamentale. Cadtec si occupa di gestire l’informazione aziendale in tutti i dipartimenti: scopri la soluzione GLOBE per la gestione documentale e PRO.FILE per la gestione della documentale tecnica e di commessa. Contattaci per una demo personalizzata o una visita conoscitiva.

Fonte dell’articolo: sito techeconomy.it

PLM nel settore automotive

[BLOG ] Come scegliere il giusto PLM nel settore automotive

Ott 24

Le peculiarità del settore automotive

Il settore dell’automotive è regolato da regole e procedure severe: lo sanno bene i fornitori di primo livello. Sono i cosiddetti TIER 1, quelli direttamente coinvolti nel sistema di ricerca e sviluppo, progettuale e produttivo di ogni casa automobilistica. Essi infatti sono coinvolti in fasi molto delicate, di stretta collaborazione, con un importante flusso di scambio dati tra cliente e supplier.
La prima richiesta: fornire i modelli CAD e altri documenti di sviluppo nello stesso formato CAD in uso presso il cliente.

Cosa è fondamentale valutare nella scelta di un PLM nel settore automotive

Proprio in virtù della forte specializzazione nel settore, il fornitore dell’industria automobilistica solitamente è in grado di servire diversi partner e deve quindi avere competenze solide e strutturate con più sistemi di modellazione solida CAD 3D.
Per gestire tutti i dati in modo uniforme e garantire processi di sviluppo strutturati, secondo regole approvate e condivise, l’utilizzo di una soluzione PDM-PLM è fondamentale: la necessità comunque di lavorare con differenti software CAD rende determinante che tale soluzione supporti il multi-CAD.
Piattaforme di questo tipo consentono integrazioni efficaci con tutti i più importanti CAD utilizzati da sempre nel settore automobilistico (CATIA, Siemens NX, PTC CREO).

Inoltre, occorre riflettere su un altro aspetto fondamentale. Bisogna gestire dati, informazioni e processi che vanno ben oltre la propria sede fisica e la propria organizzazione aziendale. Occorre gestire anche dati, informazioni e processi propri del committente, in piena sicurezza e con la garanzia di totale salvaguardia dei dati in possesso. E’ necessario garantire una gestione protetta dei dati e dei documenti tra i clienti che sono anche concorrenti tra loro.

I 4 requisiti che il PLM deve soddisfare

Quali sono allora i requisiti che un sistema PDM e PLM per i fornitori del settore automobilistico deve rispettare?
 Integrazione e gestione multi-CAD. Gestione dei dati e dei documenti nei differenti formati CAD che i vari produttori automobilistici utilizzano.
⏩ Tracciabilità delle modifiche: ogni modifica dei modelli CAD e dei documenti deve essere accuratamente documentata.
⏩ Trasparenza nello scambio dei dati tra casa automobilistica e fornitore. Lo status di approvato e la quantità di dati e documenti scambiati  devono essere sempre trasparenti.
⏩ Rigorosa salvaguardia del cliente. Garantire una gestione protetta dei dati e dei documenti tra i clienti concorrenti del settore automobilistico.

Sei una azienda del settore automotive o sei un fornitore specializzato del settore? Affidati a chi ha già gestito progetti PLM specifici in questo settore e contattaci.  Scoprirai come PRO.FILE, può aiutarti a gestire in modo corretto dati, informazioni e processi.

Fonte dell’articolo: sito PRO.FILE Italia

Verso l'ufficio senza carta, ecco perché

[BLOG ] 6 valide ragioni per rendere il proprio business paperless

Ott 05

Verso l’ufficio senza carta: realtà o utopia?

Le tecnologie digitali continuano a evolversi e diventano via via sempre più accessibili, è sempre più facile pensare a una vita quotidiana senza la carta. Ma è possibile, anche per le imprese, intraprendere il cammino verso l’ufficio senza carta?

Le abitudini sono dure da abbandonare e le persone non amano il cambiamento, ma le organizzazioni basate su carta lottano ogni giorno per tenere il passo con la nuova era digitale. L’elaborazione manuale delle transazioni commerciali è inefficiente, richiede tempo ed è costosa. Ma fortunatamente, con la prevalenza del cloud computing, delle applicazioni di firma digitale, della gestione dei documenti e delle soluzioni di automation aziendale, la via verso la maggiore efficienza è facilmente raggiungibile. La digitalizzazione porta benefici in vari dipartimenti, dalla contabilità alle richieste delle risorse umane, dalla gestione contrattuale alla archiviazione di file.

La gestione documentale digitale deve essere un supporto, mai un ostacolo per l’azienda e le persone che ogni giorno la vivono. Procedure e processi devono essere introdotti in modo da ridurre il più possibile l’impatto sui flussi di lavoro consolidati e sugli equilibri raggiunti: gli utenti, per primi, saranno felici di perseguire questa nuova organizzazione paperless del lavoro perché comprenderanno l’utilità e la semplificazione che porta con essa.

Perché digitalizzare il proprio business?

Possiamo riassumere qui di seguito i sei principali vantaggi per dirottare sempre più il proprio business verso il paperless:

⓵ Automazione dei flussi di lavoro
La gestione paperless e il processo di dematerializzazione possono contribuire ad aumentare l’efficienza in un’azienda sostituendo i documenti cartacei con il flusso automatico di dati e documenti. L’automazione dei flussi può semplificare le attività sensibili, attivando eventi attraverso un flusso di lavoro specifico e disegnato sulla singola azienda. Ogni persona coinvolta nel processo riceve una notifica quando è necessario compiere una determinata azione: basta dimenticanze, ritardi, smarrimenti di documenti o deterioramento.
Da dove iniziare? Quale ufficio rappresenta il collo di bottiglia dove le pratiche rallentano? E’ proprio da questo punto che è necessario cominciare a progettare il nuovo sistema di gestione documentale e dei processi.

⓶ Efficienza col turbo
Le attività divengono più rapide e consistenti e i file sono immediatamente accessibili sempre e ovunque, senza lunghe e improduttive ricerche all’interno degli archivi cartacei. Aumenta la qualità del lavoro e il tempo da dedicare ad attività ricche di maggior valore aggiunto o particolarmente critiche per la soddisfazione del cliente.
Il criterio di riservatezza e protezione deve essere garantito con l’assegnazione di opportuni privilegi di accesso, tuttavia è anche necessario evitare di porre troppe barriere alla circolazione di documenti che non sono riservati.

⓷ Soluzioni integrate
Le differenti soluzioni e piattaforme IT già presenti all’interno dell’azienda possono essere facilmente integrate in modo da moltiplicare le loro funzionalità e rendere vivi e pienamente sfruttabili i dati presenti al loro interno. Questo consente agli utenti di lavorare sulle attività attraverso una serie di piattaforme e di monitorare facilmente i progressi.

⓸ Meno carta = più green
Riducendo la quantità di carta utilizzata, è possibile ridurre l’impatto negativo dell’azienda sull’ambiente. Eliminando il supporto cartaceo non solo diminuirà l’impatto sull’ambiente dell’azienda, ma anche i costi potranno essere ridotti sensibilmente. Avendo tutti i documenti aziendali digitalmente organizzati e accessibili, non esiste più la necessità di effettuare fotocopie, spedire documenti a mezzo posta o dedicare costose porzioni dei propri spazi all’archivio: carta, inchiostro, toner, attività di manutenzione delle attrezzature e delle infrastrutture sono ridotte al minimo.

⓹ Produttività remota
Accesso alle informazioni importanti anche da remoto, in qualunque momento e ovunque ci si trovi (ad un appuntamento con un cliente, in treno, in attesa in aeroporto, etc.)
Ma anche la possibilità di eseguire modifiche su dati e documenti, approvare richieste e attività, eseguire task secondo un workflow prestabilito direttamente da dispositivi mobile: tutto questo senza mettere piede in ufficio, ma con la garanzia di accesso a informazioni sempre corrette e aggiornate.

⓺ Disaster Recovery
E in caso di disastri o calamità naturali? Se l’unico archivio disponibile si trova presso la sede dell’azienda e documenti chiavi sono lì conservati non c’è alcuna possibilità di recupero. Una gestione paperless razionale e mediante una soluzione di gestione documentale permette di avere a disposizione un backup costante di tutti i documenti e le informazioni critiche e insostituibili e consente di riprendere la propria attività senza soluzione di continuità e mantenendo la piena integrità di ciò che è importante e vitale per una azienda.

In conclusione

Spostare il proprio business sempre più verso una gestione paperless e uffici senza carta è estremamente importante per il benessere dell’azienda e dell’ambiente. Non solo andrà a ridurre i costi e spingere la produttività, ma spostandosi verso l’elaborazione digitale delle informazioni l’impresa sarà portata a fare di più con meno, con notevole beneficio a favore dell’efficienza e della soddisfazione degli utenti tutti.

Stampare meno carta non è l’obiettivo principale, ma solo il prodotto di una rivoluzione più ampia e di un profondo cambio organizzativo che fa parte della digital transformation.

Stai cercando un partner che sia in grado di seguirti in tutto questo percorso proponendoti una soluzione aziendale per gestire l’informazione a 360 gradi? Scopri CADTEC e le due soluzioni GLOBE e PRO.FILE, perfettamente integrate, per gestire tutta l’informazione aziendale.

Fonti dell’articolo:
sito web The Paperless Project
sito web L’Adigetto, quotidiano di opinione virtuale

Trasformazione digitale e cambiamento

[BLOG ] Trasformazione digitale: il principale ostacolo è la resistenza al cambiamento

Set 07

Le difficoltà delle medie imprese europee

Analizzando i risultati di una ricerca commissionata da Ricoh e condotta da Censuswide ad inizio 2017, si evidenzia che tra le medie imprese europee
✔ il 95% si attende significativi vantaggi dal processo di digitalizzazione;

✔oltre il 50% ritiene che la digital transformation sia fondamentale per superare alcuni ostacoli alla crescita;

tuttavia

✔ il 91% soffre della cosiddetta “sindrome del figlio di mezzo”: ritiene infatti che tale processo -inevitabile- sia molto più difficoltoso per loro rispetto alle grandi aziende (che hanno risorse finanziarie per assumere risorse dotate di competenze specifiche in materia) e alle piccole imprese e start-up che sono più agili, flessibili e aperte a cogliere le nuove opportunità della digitalizzazione.

Nonostante tutto però il 94% di esse ha già implementato software e soluzioni specifici per attuare la digital transformation e per migliorare i processi interni.

I principali ostacoli alla Digital Transformation

Se però ampliamo l’orizzonte alle imprese europee di ogni dimensione e valutiamo una seconda ricerca, commissionata da Cornerstone OnDemand e condotta da IDC sul ruolo delle HR nella trasformazione digitale all’interno delle Aziende, emerge che l’ostacolo principale per la maggior parte di loro è la resistenza delle persone al cambiamento.

Ogni trasformazione, anche digitale, comporta radicali cambiamenti di tipo organizzativo nel modo di intendere il lavoro e non tutti, sia per propria indole personale che per anzianità di servizio, sono pronti o aperti a valutare questo processo come una opportunità: in Italia la resistenza culturale al cambiamento è per il 46% il principale ostacolo alla trasformazione digitale. Il cambiamento deve divenire una accettazione condivisa (e quindi guidata da impegno e motivazione) e non una accettazione passiva.

A seguire, gli altri 4 principali ostacoli sono:

Mancanza di vision da parte della leadership: 29%

Risorse finanziarie insufficienti: 29%.
Ma se questo fosse solo un alibi?

Difficoltà a conservare i migliori talenti: 27%
I sistemi di Human Capital Management sono indispensabili: incentivi e orientamento alle performance sono necessari per trattenere in azienda proprio quelle risorse più innovative in grado di guidare la trasformazione digitale.

Mancanza di innovazione interna: 27%
In questo caso occorre guadagnarsi la fiducia di tutte le aree aziendali coinvolgendo sempre di più i dipendenti in questi processi di notevole rilevanza strategica.

Il ruolo delle HR in questo processo

Il ruolo delle HR è fondamentale, se non indispensabile, in simili contesti: non solo far comprendere la portata del cambiamento in atto, ma anche promuovere attivamente il lavoro flessibile che le iniziative IT possono implicare. In Italia l’81% delle aziende intervistate afferma di poter accedere a dati e applicazioni aziendali anche da remoto, mentre solo il 61% riferisce di poter svolgere del tutto o in parte il proprio lavoro mediante smartphone e tablet.
Ecco che la digital transformation non è solo compito del team IT ma anche della funzione HR: le due funzioni, affiancandosi e lavorando a stretto contatto, possono garantire il successo dei progetti di trasformazione digitale all’interno di tutte le altre funzioni aziendali.

“La trasformazione digitale è oggi una priorità assoluta per le aziende. Una trasformazione di successo richiede cambiamenti importanti nella gestione, nella formazione e nello sviluppo della forza lavoro. È richiesto, inoltre, un grande sforzo a livello di comunicazione interna, change management e, da parte dei manager di linea, un maggiore riconoscimento del fondamentale ruolo svolto dai responsabili HR in questo processo”.
(Bo Lykkegaard, Associate Vice President di IDC Software and European Enterprise Applications)

Stampare meno carta non è l’obiettivo principale, ma solo il prodotto di una rivoluzione più ampia e di un profondo cambio organizzativo che fa parte della digital transformation.

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Scopri PRO.FILE come collaborative PLM

[BLOG ] Collaborative PLM: il PLM come strumento per la collaborazione aziendale globale

Ago 31

Sempre più spesso i Dipartimenti di R&D e di Progettazione di una medesima azienda sono dislocati su sedi geograficamente anche molto lontane tra loro. Ciò non vale solo per le grandi imprese multinazionali, ma anche per molte PMI manifatturiere.

Le sfide da affrontare nell’economia globale

In questo ambiente di produzione globale in cui viviamo la comunicazione e la collaborazione tra diversi team sono fondamentali. Non sono poche le criticità che devono essere affrontate in questi contesti: coordinare e sincronizzare il lavoro di R&D, gestire i diversi fusi orari, ridurre al minimo le differenze linguistiche delle varie risorse coinvolte, etc…
La collaborazione tra persone dislocate in località geografiche anche molto lontane e con diversi fusi orari non è facile, e non è possibile affidarsi solo allo scambio di messaggi a mezzo mail o chat e al trasferimento di file o assiemi da una parte all’altra del globo.

Una buona gestione del personale e un coordinamento delle attività dei vari dipendenti possono non essere sufficienti. In queste realtà è necessario avere il supporto di una soluzione IT completa – in grado di incentivare il lavoro di squadra e la collaborazione tra team differenti – e favorisca a pieno la condivisione della conoscenza in tempo reale. Basta anche alle riunioni fiume di persona o in teleconferenza, che rappresentano una importante fonte di distrazione con tempistiche oltremodo dilatate.

La soluzione: il Collaborative PLM

Grazie ad una soluzione PLM come PRO.FILE è possibile gestire tutti i dati e i documenti legati al ciclo di vita di un prodotto:

📌  Rapido accesso ai dati CAD, anche da postazioni remote
Tutti i siti aziendali, anche lontani tra loro, possono godere di prestazioni di lavoro identiche grazie ad una infrastruttura che sopperisce alle inefficienze della banda larga.

📌  Replica dei dati
L’operatività di ciascuna sede è sempre garantita: anche in caso di guasti del server centrale PLM o di interruzione della connessione WAN ogni location continua a lavorare in maniera autonoma, senza alcuna limitazione. Al ripristino della connessione i dati vengono sincronizzati automaticamente.
La replica dei dati, inoltre, aggiunge un altro livello di sicurezza nella protezione dell’informazione aziendale.

📌  Designazione multilingua
Ogni differenza linguistica viene superata utilizzando la stessa terminologia per fornire un terreno comune di discussione su parti, assiemi e documenti.

📌  Item Standardizzati con eCl@ss
una base solida per una terminologia coerente che efficacemente riduce la generazione e il numero di parti.

📌  Gestione di dati multi-CAD
per coordinare i processi di aziende con più sistemi CAD di progettazione. Tale strumento permette di controllare e documentare i processi associati a prodotti meccatronici, con particolare attenzione all’integrazione di CAD meccanici, elettrici ed elettronici, e lo sviluppo di software con una soluzione PLM.

📌  Scambio sicuro di dati con partner esterni
per trasferire i dati e documenti che, per le loro dimensioni o la natura confidenziale, non possono essere scambiati tramite e-mail, FTP o altre piattaforme non protette.

Perché scegliere PRO.FILE come Collaborative PLM?

PRO.FILE rappresenta uno strumento efficace di Collaborative PLM per mettere in connessione le sedi remote di una azienda:

integrazione di sedi remote disegnata sulle vostre specifiche esigenze e in modo scalabile, sino al sistema ETOR di PRO.FILE (Enterprise Transaction Oriented Replication);

veloce accesso ai dati di prodotto indipendentemente dalla connessione di rete in caso di connessione persa o downtime della sede centrale, le sedi remote continuano a lavorare in piena autonomia;

sincronizzazione automatica dei dati al ripristino della connessione tra il server centrale PRO.FILE e quello locale;

la replica dei dati garantisce un livello ulteriore di sicurezza ai dati aziendali.

Collaborative PLM e PRO.FILE ETOR

La tua necessità è quella di coordinare differenti team di R&D e rendere più performante lo scambio informazioni e dati di prodotto tra diverse sedi? Vorresti confrontarti con un partner che sappia accompagnarti in questo percorso e che abbia già affrontato diversi progetti di connessione sedi remote? Scopri come noi di CADTEC possiamo supportarti nella tua scelta di una soluzione PLM e scopri perché PRO.FILE è già stato scelto da molte aziende per condividere e proteggere il proprio capitale di informazione.

PLM - Product Lifecycle Management

[BLOG ] Scegliere una soluzione PLM: alcuni consigli per redigere un Requirements Document a prova di futuro!

Ago 21

Individuare i requisiti che dovrà avere la soluzione PLM che introdurremo nella nostra azienda è una lavoro alquanto importante e cruciale per decretare il futuro successo dell’intero progetto.

Tanto più precisa e accurata sarà questa fase di analisi e raccolta dei dati e delle informazioni tanto migliore e facilitata sarà l’implementazione del PLM stesso: è preferibile essere consapevoli già in partenza di requisiti complessi e completi, così da metterli già sul piatto in fase di startup, senza dover rincorrere successivi errori che potrebbero costare caro sia in termini di costo che di tempo speso inutilmente.

Imprescindibile: affrontare la fase iniziale del progetto con una mente aperta…

Selezionare i requirements di una soluzione PLMMolte aziende iniziano a dettagliare le proprie esigenze avendo già in mente una particolare tecnologia, in base al tipo di CAD che già utilizzano per la progettazione del prodotto oppure scegliendo a priori di affidarsi ad una soluzione cloud.
Nulla di più sbagliato… quando si analizzano le possibili soluzioni alternative presenti sul mercato, ciò che occorre tenere ben a mente come obiettivo ultimo è “come questa soluzione può risolvere i problemi della mia azienda?” e non “quali sono al momento i trend della tecnologia?”.
La tua azienda ha alcuni problemi che sta tentando di risolvere. Queste criticità, da una parte costituiscono un costo per l’azienda, dall’altra rappresentano delle significative inefficienze causano ritardi e disagi.

Il primo obiettivo è quello di trovare una soluzione a questi problemi / tematiche: una tecnologia specifica non lo farà per te e non dovrebbe quindi guidare una simile decisione.

L’ascolto attivo delle persone coinvolte nel progetto

ascoltare-3Ascolto attivo significa prestare massima attenzione a ciò che gli utenti coinvolti nel progetto hanno da dire e sul perché lo dicono. Se non si è certi del significato di ciò che hanno detto, prova a ripeterlo per vedere se la tua interpretazione è corretta.
Perché questo è importante? Perché chi utilizzerà la soluzione quotidianamente potrà meglio spiegare ciò di cui ha davvero necessità.
Ancora una volta, migliori saranno i requisiti raccolti in fase di analisi, migliori saranno i risultati finali e il successo ottenuti con l’implementazione PLM.
Un esempio per tutti: vedi una persona entrare in un negozio di ferramenta per acquistare un trapano con una punta da ¼ di pollice. Chiediti: questa persona ha davvero necessità di un trapano? O in realtà ha necessità di ciò che il trapano può fare per lei, ossia realizzare un foro da ¼ di pollice.
Lo stesso atteggiamento lo si deve adottare in fase di analisi per redigere il documento di requirements: perché un requisito è importante per gli utenti? Quale valore aggiunto può dare al loro lavoro quotidiano?

Questi due consigli, all’apparenza, potrebbero far apparire più lungo il percorso di analisi iniziale, ma in realtà ridurranno di molto tempistiche di implementazione e vi condurranno con maggiore probabilità di una positiva riuscita del progetto, senza deviazioni o correzioni di rotta lungo il percorso.

Qualche altro consiglio per portare avanti un progetto PLM di successo?

Oltre ai due punti di partenza già elencati, ci sono altri aspetti che dovrebbero essere presi in considerazione:

☑ L’interfaccia e l’utilizzo quotidiano devono essere user friendly cosicché gli utenti siano incoraggiati e incentivati ad utilizzarlo. Più la soluzione verrà considerata di facile utilizzo, più il progetto avrà successo.

☑ La soluzione dovrà rientrare nei parametri di budget che sono stati precedentemente fissati.

☑ Il rapporto con il fornitore andrà ben oltre la fase di implementazione e go-live, assicurati di poter instaurare con lui un rapporto di fiducia duraturo negli anni e di avere al tuo fianco un partner, che sappia apportare un beneficio anche di carattere organizzativo alla tua azienda.

☑ Sarà indispensabile che il PLM possa integrarsi con le altre soluzioni IT presenti ora o in futuro in azienda per poter dare il massimo vantaggio di condivisione della conoscenza: assicurati che la soluzione che sceglierai sia un sistema aperto e pronta a dialogare con gli altri sistemi.

☑ Il PLM dovrà servire anche per monitorare progetti e processi in tempo reale e fornire report sul loro stato di avanzamento.

☑ Il business è sempre più mobile: non sarebbe molto più produttivo accedere al proprio PLM anche dal web o da APP?

Stai per redigere un documento di requirements ma non sai come muoverti? Vorresti confrontarti con un partner che sappia accompagnarti in questo percorso e analizzi insieme a te processi e procedure interne per razionalizzarli? Scopri come noi di CADTEC possiamo supportarti nella tua scelta di una soluzione PLM e scopri perché PRO.FILE è già stato scelto da molte aziende per condividere e proteggere il proprio capitale di informazione.

Fonte dell’articolo: Scott Cleveland’s Blog

Gestione dei processi documentali

[BLOG ] Document Process Management: 5 motivi per introdurlo in azienda

Ago 03

Ogni azienda, tutti i giorni, deve gestire una quantità enorme di informazioni: tuttavia molto spesso spende soldi per cercare di governarla, ma senza riuscire a renderla un elemento produttivo e utile per rafforzare la propria competitività.

Perché queste criticità?

E’ la desolante conclusione di una ricerca condotta in Italia e tesa ad analizzare il rapporto tra i manager e l’informazione aziendale:

Una impresa media spende circa 1,5 milioni di € all’anno per acquisire dati e informazioni già presenti all’interno del proprio sistema ICT.

Il 42% dei professionisti utilizza, senza esserne consapevole, informazioni errate almeno una volta a settimana.

Il 52% dei manager ritiene alquanto insufficiente la capacità della propria azienda di gestire il proprio patrimonio di informazione.

Il 38% di essi si muove in maniera casuale e caotica all’interno dei propri dati non strutturati.

Eppure, la semplicità di accesso ai dati viene reputata come asset fondamentale della competitività aziendale.

Come governare questa situazione?

E’ necessario adottare un approccio che consenta la gestione dei documenti durante tutto il loro ciclo di vita: generazione e produzione, lavorazione, accesso e archiviazione. Così facendo tutti i documenti verranno generati in un formato adatto, in sicurezza, con possibilità di revisione, notifiche, statistiche e assegnazione di attività alle risorse.
Il Document Process Management integra persone, tecnologie e processi al fine di gestire adeguatamente il documento come luogo dove sono contenuti e risiedono dati, informazioni e conoscenze dell’azienda, il vero capitale.

Mediante questo nuovo approccio il documento non è più solo un elemento statico, bensì dinamico, in evoluzione e ben caratterizzato.

5 motivi per adottare il Document Process Management

1. RIDURRE I COSTI
Grazie a workflow predefiniti, distribuzione della conoscenza secondo logiche ben definite e monitoraggio dello stato di avanzamento delle attività sarà possibile intervenire in ogni momento in caso di deviazione dallo standard, senza dover successivamente recuperare il gap perso.

2. MIGLIORARE LE PERFORMANCE
L’automatizzazione di alcune attività consente di dirottare le risorse verso attività a maggior valore aggiunto. Gli strumenti di analisi consentono di monitorare i livelli di performance e di apportare eventuali correzioni.

3. ABBATTERE I COSTI NASCOSTI
Accedere ai documenti cartacei richiede almeno 85 ore all’anno per ciascun dipendente. Si comprende facilmente che se si estende la riflessione all’intera azienda i numeri sono davvero fuori controllo. Adottare un percorso di dematerializzazione significa rendere l’informazione subito disponibile, senza tempi morti.

4. INCREMENTARE IL LIVELLO DI SICUREZZA
Proprio perché le informazioni rappresentano il vero capitale dell’impresa, esso deve essere protetto per prevenire accessi non autorizzati e potenziale diffusione.

5. INCREMENTARE LA SODDISFAZIONE DEI DIPENDENTI
Il lavoro burocratico e amministrativo viene automatizzato e i dipendenti possono essere destinati ad attività a maggior valore aggiunto, con un incremento della soddisfazione lavorativa.

In conclusione

Gestire in maniera consapevole l’intero ciclo di vita dei documenti può davvero fare la differenza all’interno di una azienda. La sfida fondamentale è quella di rendere consapevoli management e utenti delle loro criticità attuali e del fatto che l’ottimizzazione dei flussi documentali potrebbe essere davvero la chiave di volta per la propria competitività e per dare risposte veloci e adeguate al mercato.
Mettere l’informazione giusta a disposizione della persona giusta nel momento giusto non è né facile né scontato, ma le soluzioni che possono aiutarvi a raggiungere questo risultato non mancano. Conoscete già la soluzione GLOBE?

Vuoi valutare quali potrebbero essere i vantaggi dell’introduzione di un Document Process Management in azienda? Stai cercando un partner che sia in grado di seguirti in tutto questo percorso proponendoti una soluzione aziendale per gestire l’informazione a 360 gradi e tutti i processi che la governano? Scopri CADTEC e la soluzione GLOBE.

Fonte dell’articolo: sito web techeconomy.it

Ottimizzare i componenti con PPRO.FILE

[BLOG ] Come ottimizzare parti e componenti con il PLM

Lug 25

Da una indagine promossa dalla rivista tedesca Computerwoche su 200 manager, il 92% degli intervistati ritiene che la loro attività sia fortemente condizionata da dati di scarsa qualità.

Dati di alta qualità sono in grado di supportare e definire processi aziendali efficienti che creano valore e di coordinare le differenti aree dell’azienda (R&D, Industrializzazione, Acquisti, Produzione, Service).

Quali le sfide da affrontare?

▪ I duplicati sono costosi! Riprogettare e ricodificare più volte le stesse parti è dispendioso perché ciascuno deve essere codificato, gestito nell’ERP, acquistato nel caso di tratti di articoli commerciali.

▪ Le parti devono essere sincronizzate nei vari sistemi IT aziendali (sistema CAD, sistema gestionale, CRM, software per la industrializzazione…): non è pensabile affidare questo lavoro alla semplice digitazione manuale o a comunicazioni interne non documentate adeguatamente. L’errore umano potrebbe compromettere la qualità del dato, con notevoli costi per il recupero.

▪ Il coordinamento tra le varie aree aziendali è essenziale e si concretizza con la condivisione della conoscenza (R&D, Acquisti, Produzione, Service, etc…).

Ma come ottenere dati di alta qualità?

La corretta classificazione dei componenti è il primo passo: ognuno di essi deve essere classificato in modo univoco, con tutte le sue caratteristiche tecniche. Lo strumento che ci aiuta in questo compito è senza dubbio il PLM.
La ricerca scientifica citata e l’esperienza concordano ampiamente quando si tratta di valutare i componenti da riutilizzare. Il numero di doppioni (sia di progettazione che di commercio) è molto alto: grazie a una gestione ottimizzata è possibile risparmiare fino al 20% dei componenti e dei relativi costi di gestione.

I vantaggi di un sistema di Product Lifecycle Management PLM

Le soluzioni PLM si sono dimostrate efficaci per consentire alle aziende di riutilizzare parti e componenti già progettati, in modo sistematico e preciso.

Infatti, tra i principali vantaggi possiamo elencare:
▪ consentono una panoramica di tutte le parti e di tutti i componenti, indicando il modo in cui vengono usati.
▪ utilizzano gli elenchi delle caratteristiche secondo la norma DIN 4000 e integrando la classificazione internazionale eCl@ss.
▪ incorporano funzioni di ricerca per il facile recupero di parti e componenti acquistati da fornitori esterni.
▪ utilizzano le funzionalità di ricerca geometrica per identificare componenti simili.
▪ garantiscono descrizioni multilingua, evitando barriere linguistiche e territoriali.
▪ favoriscono l’utilizzo della medesima terminologia all’interno di tutti i dipartimenti aziendali.

Oltre alla fornitura dei dati, le soluzioni PLM vengono impiegate anche per gestire e documentare i processi di sviluppo e assicurare che vengano rispettate le regole per il riutilizzo dei componenti.

Alcune testimonianze di chi già utilizza PRO.FILE

Ecco alcune dichiarazioni di aziende che già utilizzano la soluzione PRO.FILE e  sfruttano, quindi, la possibilità di classificare correttamente i dati di prodotto:

“Il Classificatore del PLM, con la gestione delle caratteristiche delle classi di componenti, ci ha permesso di ottimizzare i nostri elenchi dei componenti.
Le voci ripetute e quelle alternative sono state indentificate e ottimizzate. Solo presso un nostro stabilimento a Kraichtal (Germania) siamo stati in grado di ridurre il numero di componenti di 300 unità”
Plant Production Manager – Azienda produttrice di componenti idraulici in serie

“Con il PLM, siamo stati in grado di ridurre il tempo dedicato alla gestione dei dati tecnici dei componenti e della distinta base del 40-50%. Avere le voci corrette e aggiornate nel sistema PLM riduce il tempo necessario a mantenere aggiornati gli elenchi dei componenti del 30%”.
Operations Manager – Azienda produttrice di Sistemi di backup su nastro e ThinStore

“L’integrazione realizzata tra SAP (ERP), PRO.FILE (PLM) e CADENAS (librerie di progettazione) ci ha permesso di ridurre il numero dei componenti acquistati del 35% in 3 anni e aumentare il riutilizzo dei nostri componenti del 20%”.
PLM & CAD Manager – Azienda produttrice di sistemi di sospensioni su commessa per settore automotive

Anche per la tua azienda gestire doppioni e duplicati è diventato dispendioso e complesso? E i dati che ne derivano non forniscono alcun valore aggiunto alla attività quotidiana? Prenota una demo del PLM PRO.FILE presso la tua sede o richiedi il podcast e la documentazione del webinar dedicato per approfondire l’argomento.

Innovazione e gestione della conoscenza

[BLOG ] Gestire la conoscenza per evitare sprechi in progettazione e freni all’innovazione

Lug 17

Innovare non significa solamente proporre sul mercato prodotti o servizi differenti rispetto ai competitor, ma significa rendere le buone idee sviluppate una parte solida e robusta all’interno della struttura aziendale, struttura che le deve mantenere vive e vitali nel corso del tempo.

L’innovazione deve essere sostenibile

L’innovazione quindi deve essere sostenibile, come dice il Prof. Terzi del Politecnico di Milano, e supportata da strumenti e modelli strutturati per lo sviluppo prodotto: logiche lean per rendere la progettazione più flessibile e agile, tecniche e strumenti sofisticati da applicare al design (CAE, CAS e KBE), pratiche per l’innovazione sistematica come il metodo TRIZ e strumenti di gestione dei dati e della conoscenza come il PDM e il PLM.
Tutti questi strumenti, tuttavia, sono ben lontani dall’essere applicati in modo sistematico nella quotidiana realtà italiana.

Da una indagine condotta su un campione di imprese italiane, le criticità organizzative che emergono sono:

 ⚡ Continue richieste di modifiche di progetti di sviluppo in corso d’opera con inevitabile allungamento dei tempi previsti (per il quasi 100% delle aziende intervistate).
⚡ Costante sforamento del budget iniziale di progetto e impossibilità di gestire adeguatamente il tempo e le mansioni dei progettisti (per oltre l’80% del campione).
⚡ Le attività di tipo “burocratico”, la stesura di documenti e i report da compilare periodicamente: queste spostano l’attenzione dal processo di sviluppo verso attività non strettamente necessarie e un allungamento dei tempi di sviluppo è inevitabile (per oltre il 50% del campione).

Indagine Osservatorio Ge.Co. sul tema Innovazione e Sviluppo Prodotto

A queste si sommano anche una serie di criticità operative:

 ⚡ Definizione di ruoli e responsabilità non certa, con stagnazione del progetto e decisioni ritardate (per il 50% delle imprese che hanno partecipato all’indagine).
⚡ Difficoltà di riutilizzo di componenti o progetti già realizzati, ciò significa conoscenza non condivisa e sprecata (per oltre il 50%).
⚡ Sistemi IT presenti non sono compatibili e in connessione tra loro costringendo a lavori di codifica manuale con rischio di errori e omissioni (per il 40% del campione).

Indagine Osservatorio Ge.Co. sul tema Innovazione e Sviluppo Prodotto

Cosa manca nel processo di innovazione?

Condivisione della conoscenzaQual è il comune denominatore evidenziato nelle criticità elencate? La (mancata o solo parziale) gestione della conoscenza: catturarla, gestirla, rappresentarla e analizzarla, recuperarla e riutilizzarla. Che sia conoscenza personale o aziendale, che derivi dallo sviluppo di nuovi progetti o da progetti già completati, che sia strutturata o destrutturata, la conoscenza va e deve essere gestita per creare valore aggiunto e una base per l’innovazione e lo sviluppo prodotto.
Uno strumento di collaborazione e accumulo della conoscenza è il PLM (Product Lifecycle Management) per la gestione del ciclo di vita del prodotto e la sua piena integrazione con soluzioni ICT operative e sistemi ERP: grazie a queste soluzioni è possibile consultare e recuperare la conoscenza generata da progetti precedenti per sfruttarla nello sviluppo dei futuri progetti.

 Recuperare la conoscenza e non significa NON innovare o NON creare prodotti nuovi o innovativi, significa piuttosto risparmiare tempo che può essere speso in attività più performanti, sfruttare l’esperienza precedente formalizzata, recuperare parti che rimarranno comunque inalterate nel tempo, imparare e correggere eventuali errori commessi in precedenza. 

Queste soluzioni promuovono la creazione di una struttura dati coerente e un archivio di conoscenza condiviso dall’intera azienda in grado di supportare diverse esigenze di gestione dati e aggiornabile in tempo reale, facilmente accessibile.
Non solo, il PLM consente alle aziende di gestire l’intero ciclo di vita del prodotto, supportando il processo di decision making in maniera efficace e immediata.

Il ruolo del PLM nel promuovere l’innovazione

Gestione conoscenzaMolte volte, soprattutto nelle PMI e in alcuni settori in particolare, le potenzialità dei sistemi PLM non sono sempre comprese e a volte addirittura ‘spaventano’; tuttavia essi risultano un punto di forza determinante per promuovere l’innovazione, perché i ruoli sono chiari e determinati, il recupero della conoscenza e la collaborazione immediati, il tempo di sviluppo prodotto si può concentrare esclusivamente su attività di valore. Nessun cliente finale è disposto a pagare per sprechi, inefficienze e attività burocratiche.

Alcuni imperativi per l’introduzione di una soluzione PLM:
➊ informatizzare e digitalizzare;
➋ formalizzare i processi e le fonti di conoscenza;
➌ basare i progetti su conoscenza sviluppata precedentemente, limitando l’esclusiva dipendenza dalla variabile “esperienza umana”;
➍ evitare strumenti non condivisi e non facilmente accessibili e/o interpretabili;
➎ facilitare l’estrapolazione, selezione e riutilizzo di dati, limitando il tempo necessario al reperimento di dati utili.

I benefici principali:
📌 riduzione di tempi e costo di sviluppo;
📌 miglioramento della gestione dell’attività di progettazione;
📌 miglioramento della qualità della progettazione stessa;
📌 miglioramento della comunicazione tra i progettisti.

A questi si aggiungono poi: 📌 l’aumento della produttività delle risorse, 📌 il miglioramento della standardizzazione dei componenti,  📌 il grado e la velocità di innovazione, 📌 la riduzione dei costi di prodotto e del tempo delle risorse impiegate.

Concludendo…

La conoscenza è alla base di tutti i processi e le attività aziendali. E la conoscenza, in tutte le sue forme, deriva dalla valorizzazione delle persone che vivono all’interno dell’azienda: le loro competenze ed esperienze arricchiscono l’azienda, ma la mancanza di un sistema formalizzato, strutturato ed efficace di gestione della conoscenza fa sì che le conoscenze restino solo nella mente delle persone o che lo scambio sia parziale e solo verbale, magari in un momento di pausa, davanti ad una macchinetta del caffé.
Troppo spesso le aziende sono in balia delle competenze e conoscenze personali e quando le persone se ne vanno portano con sé anche tutto il loro sapere.
Ecco quindi che la ricchezza di conoscenza propria di ciascuna risorsa va trasformata e resa fruibile, accessibile a tutti, mantenibile nel tempo. Ed è proprio di qui che siamo partiti: le aziende non solo devono introdurre innovazione, ma renderla sostenibile e mantenerla nel tempo.

La tua azienda ha bisogno di riorganizzare la gestione della conoscenza e potenziare la collaborazione tra le risorse? Vuoi ridurre gli sprechi in progettazione e favorire il riutilizzo dei componenti? La nostra soluzione PRO.FILE PLM e la nostra consulenza nella riorganizzazione dei processi: richiedi una demo presso la tua sede!

Fonte dell’articolo: fabbricafuturo.it

Vantaggi del Document Management System

[BLOG ] Digitalizzazione dei documenti: gestione strutturata o destrutturata?

Lug 06

La maggior parte delle relazioni di business in Italia avviene mediante gestione cartacea, ma a quali costi?

Relazionarsi con tutti gli attori del nostro business in modo più efficace ed efficiente è sicuramente un obiettivo da perseguire per ogni azienda perché porta ad una riduzione sensibile dei costi diretti e indiretti e ad un aumento del fatturato. Relazionarsi significa anche gestire in modo organizzato e razionale tutte le informazioni e i servizi (contratti, ordini, spedizioni, fatturazione e pagamenti).
Ma allora perché in Italia la maggior parte di questi rapporti viene gestita su supporto cartaceo? Tonnellate di documenti, stampati, inviati e scambiati a mezzo mail, catalogati, archiviati: a quali costi (materiali, duplicazione, risorse impegnate in attività a basso valore aggiunto, spazio per gli archivi)? E i costi nascosti (margini di errore o perdita, impatto ambientale, procedure di lavoro)?

Chi lavora quotidianamente con le informazioni spende in media il 20-30% del tempo nel gestire informazioni e documenti che si trovano su supporto cartaceo
(Osservatorio Digital innovation del POLIMI)

Eppure gli strumenti e la normativa per la dematerializzazione dei documenti non mancano: e allora perché non intraprendere questo processo?

infografica gestione cartacea

Come dematerializzare un documento?

Dematerializzare un documento significa convertire i documenti cartacei in documenti elettronici, gestirli attraverso soluzioni software dedicate, condividerli in modo rapido e funzionale.

Una volta reso digitale il documento può anche essere inviato in conservazione digitale a norma – come previsto dalla legge italiana – per dare valore legale, fiscale e civile, al pari del documento cartaceo.

La dematerializzazione 2.0

Creare dei PDF da un documento cartaceo e conservarli in un archivio digitale del filesystem non è sufficiente! Le informazioni contenute sono comunque statiche, non possono essere modificate, aggiornate, analizzate e rese vive: è solo una immagine statica.
Parliamo di dematerializzazione 2.0 quando la gestione dell’informazione è strutturata e dinamica: il documento elettronico viene immesso nei processi informativi e reso vivo, i dati contenuti sono leggibili, elaborabili e condivisibili in automatico. La gestione dell’informazione è così efficiente, rapida e produttiva, sia nella comunicazione interna che con gli interlocutori esterni all’organizzazione: la relazione è basata su una miglior qualità, senza attese, smarrimenti, inutili duplicati.

Dematerializzazione documenti

Digital Transformation: nuovo approccio organizzativo

Il focus si sposta dal documento al processo: non basta eliminare la carta!
Oltre ai processi di dematerializzazione dei documenti cartacei, si deve porre sempre maggiore attenzione alla standardizzazione delle procedure, più razionali e veloci, tracciabili e analizzabili: ciò garantisce trasparenza e qualità nella gestione dell’informazione, come nessuna attività manuale potrebbe mai fare.

Stampare meno carta non è l’obiettivo principale, ma solo il prodotto di una rivoluzione più ampia e di un profondo cambio organizzativo che fa parte della digital transformation.

Stai cercando un partner che sia in grado di seguirti in tutto questo percorso proponendoti una soluzione aziendale per gestire l’informazione a 360 gradi? Scopri CADTEC e la soluzione GLOBE e PRO.FILE.

Fonte dell’articolo: sito web digital4.biz

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