Nella maggior parte delle aziende, gli elementi alla base della gestione dei dati di prodotto sono i disegni tecnici, le liste delle parti e le distinte base (BOM). Attraverso la disponibilità di tali dati e l’impostazione di procedure specifiche, le attività di progettazione, di produzione e di manutenzione post vendita vengono agevolate e al contempo verificate. 
Tra gli elementi di maggior qualificazione del PDM/EDM PRO.FILE si evidenzia la totale adattabilità, all’Azienda ed al Prodotto, delle funzioni di classificazione ed indicizzazione di progetti, commesse modelli e documenti.
I moduli (templates) di classificazione, per tipologia di documento singole parti e gruppi complessi di prodotto, possono essere organizzati secondo strutture gerarchiche specifiche. Caratteristiche particolari di una ‘product family’ possono essere automaticamente inserite a qualsiasi livello della gerarchia di prodotto.
Le caratteristiche del livello superiore nella gerarchia vengono trasferite automaticamente ai livelli inferiori, secondo criteri Object-Oriented.
Struttura e gestione delle liste delle parti e funzioni ‘where-used’
Gestione degli utenti e sicurezza
Modalità operativa Project-oriented
Funzione di ricerca
Gestione dei disegni e delle versioni
Interfaccia utente e linguaggi
Personalizzazione delle funzioni
Struttura e gestione delle liste delle parti e funzioni ‘where-used’
La classificazione di sessioni di lavoro e di modelli per l’archiviazione in PRO.FILE è l’elemento chiave per il loro riutilizzo, e diventa fonte di elevati risparmi sui costi di progettazione.
Modelli sviluppati per vecchie applicazioni possono es-sere facilmente ritrovati mediante efficienti funzioni di ricerca e riutilizzati nello sviluppo di nuovi prodotti o componenti. La funzione di Preview, attivata con un semplice click, permette inoltre di visualizzare rapida-mente il documento trovato, garantendo una rapida verifica dello stesso prima di caricarlo nella sessione di lavoro. In tal modo il know-how aziendale diventa un catalogo sul quale scegliere il componente più adatto per progettare un nuovo prodotto o componente.
Tale procedura, oltre ad eliminare completamente la riprogettazione di componenti già realizzati, è lo strumento per realizzare un processo continuo di normalizzazione e standardizzazione dei componenti.
Gestione degli utenti e sicurezza
La gestione degli utenti in PRO.FILE è realizzata mediante la definizione e l’aggiornamento continuo dei singoli utenti e gruppi di utenti in modo da riflettere perfettamente l’organizzazione aziendale in gruppi di lavoro o project team. L’accesso al database di PRO.FILE è regolato da un sistema proprietario di protezione che permette la definizione del profilo dell’utente e della sua password. Per ogni singolo utente, o per ogni gruppo di utenti, si possono definire i diritti di accesso e le azioni consentite nell’ambito dei singoli progetti, documenti e disegni, a seconda del loro stato di avanzamento lavori (stato di workflow).
Un accesso ai documenti archiviati in PRO.FILE non autorizzato o incontrollato non è possibile. Tutti i metadati definiti per la classificazione dei progetti, dei documenti e dei disegni sono gestiti dal database relazionale sul quale il sistema si appoggia. I dati sorgente, ossia i file fisici, sono invece archiviati in una cassaforte elettronica (electronic vault) di PRO.FILE, un’area protetta della rete di computer aziendale. Per la protezione e l’affidabilità dell’archivio, PRO.FILE utilizza le metodologie in standard RAID dei principali fornitori di hardware e software.
E’ possibile fare operazioni di replica sia dei matadati memorizzati nel database relazionale, che dell’electronic vault.
Modalità operativa Project-oriented
La modalità operativa delle aziende di organizzare gruppi di lavoro e team funzionali che cambiano continuamente è ormai una realtà consolidata, e PRO.FILE supporta pienamente tale organizzazione del lavoro.
La reperibilità dei dati di prodotto e dei documenti può essere riferita, e soprattutto limitata, a singoli progetti.
Diritti di accesso specifici e di modifica dei documenti possono essere definiti in funzione dell’appartenenza degli utenti ad uno o più project team.
Funzione di ricerca
Lo scopo principale di una soluzione PDM/EDM è quello di trovare sempre e molto velocemente sessioni di lavoro, disegni CAD e documenti che sono stati archiviati nel sistema.
PRO.FILE offre funzioni di ricerca che riflettono la stessa ergonomia utilizzata dal sistema operativo Microsoft Windows: caratteri jolly, liste di selezione e funzioni logiche possono essere usate nei campi delle maschere di
ricerca. Per la visualizzazione rapida di modelli CAD, sono disponibili funzioni di preview all’interno del sistema.
Queste permettono la verifica rapida del contenuto del documento trovato, evitando così la necessità di caricare il file all’interno dell’applicazione CAD, prima di poterlo verificare, e la relativa perdita di tempo.
Le relazioni tra progetti, commesse, disegni e documenti, e la struttura organizzata dei files può essere visualizzata agevolmente mediante una struttura ad albero, in forma di browser, oppure mediante lista.
Il sistema consente inoltre di memorizzare elenchi di ricerche complesse predefinite, di uso ricorsivo.
Gestione dei disegni e delle versioni
Per i sistemi CAD integrati dal PDM/EDM PRO.FILE, le liste delle parti e i reports di ‘where-used’ relativi vengono generati automaticamente. In ogni di-partimento si possono rappresentare le liste delle parti secondo ‘viste’ diverse; tra le varie possibilità vi sono: distinte base multi livello, liste delle parti con le quantità, distinte base a singolo livello. Mediante la comoda funzione ‘drag & drop’, la struttura del modello recuperata automaticamente dai sistemi CAD integrati può essere, a sua volta, integrata con altri dati in PRO.FILE. Inoltre il modulo di integrazione verso i sistemi ERP permette infine il trasferimento automatico e l’aggiornamento continuo delle distinte base tra i due sistemi che, in tal modo, rimangono sempre allineati.
Nella modifica di sezioni, inserite all’interno di modelli, PRO.FILE mostra tutti le relazioni d’assieme e protegge dalle modifiche non intenzionali.
Qualsiasi oggetto documentale può essere associato ad un modello 3D a prescindere dal formato del sistema CAD che lo ha generato.
Le proprietà ed il report sulle modifiche apportate ad un disegno, informazioni contenute nella lista delle parti in PRO.FILE, possono essere trasferiti nei cartiglio dei disegni ed essere aggiornati dinamicamente dal sistema stesso ad ogni modifica. Per i sistemi CAD integrati, la lista delle parti può essere trasferita ed aggiornata automaticamente direttamente nel cartiglio dei disegni. PRO.FILE supporta la gestione di differenti versioni di disegni e modelli CAD, consentendo di mantenere una traccia storica a piacimento del loro processo evolutivo.
La report list delle versioni e revisioni di un documento CAD e delle relative date di validità, viene fornita direttamente dal sistema.
Interfaccia utente e linguaggi
PRO.FILE è lo strumento ideale per un ambiente composto da sistemi eterogenei (es. UNIX e Windows).
L’interfaccia utente è intuitiva, si basa su una grafica confortevole ‘Windows-like’. Il modulo ‘Web gate’, ossia
l’interfaccia web di PRO.FILE, permette di ricercare e visualizzare documenti su una rete Intranet/Internet,
mediante l’utilizzo di web browser standard, con il comple-to controllo del profilo degli utenti e dei loro diritti di
accesso. PRO.FILE è inoltre equipaggiato del modulo multilingua: per ogni workstation si può definire la lingua
utilizzata nell’interfaccia utente, una fondamentale facility per le aziende multinazionali perchè possono
utilizzare lo stesso sistema, con le stesse modalità operative, ma con linguaggi diversi a seconda della sede o
del singolo utente.
Personalizzazione delle funzioni
PRO.FILE è un sistema completamente adattabile alle richieste specifiche delle aziende. Il layout delle maschere, gli attributi ed i campi in input ed output delle maschere di controllo, così come i modelli di classificazione per definire i dati della lista delle parti o di qualunque altro documento, possono essere configurati mediante una funzione molto semplice di Graphic Mask Designer. Per effettuare queste operazioni non è richiesta alcuna competenza di programmazione. Modifiche all’interfaccia utente, ossia alle maschere di classificazione e ricerca, possono inoltre essere fatte con il sistema in linea, ovvero senza dover fermare l’attività degli utenti. Modifiche all’interfaccia utente, la definizione dei diritti di accesso degli utenti, l’implementazione di procedure di workflow ed altre funzioni sono eseguibili ad opera dello stesso amministratore di sistema dell’azienda.
