Lo scopo di PRO.FILE è quello di gestire qualsiasi tipo di documento elaborato durante il processo di sviluppo prodotto, progetto o commessa, e che quindi ne diventa a tutti gli effetti parte integrante.
PRO.FILE realizza una gestione completa dei dati tecnici di prodotto, di progettazione e di qualsiasi tipo di documento in formato elettronico; per questo motivo rientra nella categoria dei sistemi PDM/EDM (Engineering Data Management, Product Data Management ed Electronic Document Management).
PRO.FILE permette di classificare, archiviare e gestire qualsiasi tipo di documento proveniente da qualsiasi funzione aziendale.
I documenti più classicamente gestiti sono documenti di word processing come manuali, richieste specifiche di prodotto, offerte, contratti, verbali di riunione, corrispondenza, e-mail, ecc… Anche documenti su carta acquisiti mediante scanner, come fax, fatture, disegni di ogni formato, ecc…, piuttosto che fotografie digitalizzate, videoclip, suoni registrati, files di output di calcoli strutturali e programmi di controllo delle macchine (CAM),ecc…
Tutti i documenti possono essere associati, senza alcuna limitazione, alla lista delle parti di un singolo o di più componenti, assemblati, progetti e/o commesse. L’accesso al documento cercato può successivamente avvenire sia mediante una ricerca del singolo documento, attraverso la descrizione delle sue caratteristiche, sia ricercando l’intero progetto, la sezione o la parte cui il documento è stato associato.
Funzioni Principali :
Integrazione EMAIL
Scansione dei documenti
Organizzazione dei documenti nei folders
Archiviazione dei file
Export/import di documenti
Ricerca e visualizzazione dei documenti
Integrazione con le applicazioni Office
Integrazione con Windows Explorer
Ricerca full-text dei documenti
L’integrazione standard di PRO.FILE con Lotus Notes e Microsoft Outlook (con Microsoft Exchange Server) permette di salvare all’interno del vault di PRO.FILE i messaggi di posta con relativi allegati. E’ possibile salvare in modo separato il messaggio dagli allegati come documenti a se stanti o come documento unico o salvare semplicemente solo gli allegati. La tecnologia utilizzata inoltre permette il riconoscimento dell’ID del messaggio quindi risulta impossibile salvare più volte lo stesso messaggio all’interno del vault se uno dei destinatari del messaggio ha già eseguito un primo check-in con classificazione. Il primo beneficio indotto è la diminuzione di documenti doppi e la maggiore qualità nelle ricerche che con l’ausilio del Full Text search permette di ottenere le ricerche anche sul contenuto dei messaggi ed allegati.
Altro beneficio indotto è l’alleggerimento del sistema di posta con deve più farsi carico di mantenere allegati di grosse dimensioni, in quanto questi finiscono nel sistema di vaulting standard di PRO.FILE come tutti gli altri documenti. Infine, grazie al servizio di HTTP FileServing è possibile inviare i documenti tramite email inviando in realtà un link ad essi e non il file stesso, alleggerendo ulteriormente i sistemi di posta.
L’accesso dei documenti può essere poi fatto da qualunque postazione PDM, senza necessità di avere un account di posta sul particolare computer che si sta utilizzando per accedere all’informazione. Tutto questo sempre garantito dal sistema di sicurezza insito tramite gestione del Workflow.
Documenti in entrata in un ufficio ed altri documenti in generale, possono essere scanditi mediante scanner appropriati, classificati (come qualsiasi altro tipo di documento) ed archiviati in PRO.FILE. A seconda delle dimensioni dei documenti su carta si possono utilizzare normali scanner, DIN A4 batch scanner, oppure scanner per dimensioni maggiori.
Organizzazione dei documenti nei folders
I documenti archiviati nel sistema possono essere assegnati, direttamente mediante le loro proprietà o manualmente, a commesse, progetti, prodotti o singoli componenti e cartelle (folder) in generale. Questo garantisce l’accesso diretto a qualsiasi tipo di documento venga richiesto durante le fasi di sviluppo del progetto o successive al rilascio dello stesso. La visualizzazione grafica delle relazioni tra i documenti viene realizzata mediante un browser grafico. L’organizzazione dei documenti in una struttura di prodotto, oppure l’associazione degli stessi ad un’altra struttura, può avvenire agevolmente mediante procedura di ‘drag & drop’, sia in copia che in trasferimento. L’associazione dei documenti a più folder non comporta alcuna duplicazione dei documenti stessi; PRO.FILE infatti associa ai folder desiderati semplicemente il link al file fisico, ossia i metadati di descrizione del file stesso.
I documenti gestiti da PRO.FILE sono archiviati nella cassaforte elettronica (electronic vault).
Questa è un’area di lavoro controllata dal sistema, quindi sicura, alla quale si può accedere esclusivamente mediante PRO.FILE, quindi subordinata al suo sistema di protezione. Questo assicura la più alta protezione dei documenti aziendali.
I documenti possono essere portati fuori dall’area protetta (electronic vault) di PRO.FILE per il loro utilizzo all’esterno, per poi essere, una volta restituiti, archiviati nuovamente nel sistema. Tale funzione è stata realizzata appositamente per lo scambio di documenti con studi di progettazione esterni, fornitori, etc.. Durante il periodo di export tali documenti vengono ‘congelati’ all’interno del sistema, per evitare un eventuale processo di modifica da parte di un utente interno. Il trasferimento all’esterno dei documenti viene registrato dal sistema in una lista di distribuzione. Tale lista fornisce le risposte alle domande ricorrenti: ‘Chi ha prelevato tale documento ? A chi è stato inviato? In quale data ? ecc…’ Tali informazioni sulla distribuzione dei documenti sono fondamentali per la protezione e la sicurezza del know-how aziendale.
Ricerca e visualizzazione dei documenti
I documenti possono essere ricercati velocemente all’in-terno di PRO.FILE, a prescindere dalla tipologia di documento e dall’applicativo usato per generarlo. Mediante le maschere di classificazione dei documenti, liberamente configurabili sulle specifiche esigenze di ogni azienda, la ricerca dei documenti all’interno di PRO.FILE risulta davvero ‘user-friendly’. Soprattutto è molto funzionale: gli utenti ottengono infatti molto rapidamente il documento cercato. Una volta ottenuti i metadati descrittivi del documento, come risultato della ricerca effettuata, il documento può essere visualizzato con un semplice click (grazie ad un visualizzatore richiamato automaticamente in base alla tipologia del file), oppure aperto in modifica direttamente nell’ambiente applicativo in cui è stato elaborato.
Integrazione con le applicazioni Office
PRO.FILE archivia e gestisce documenti prodotti da Microsoft Word, Excel ed altre applicazioni di Office.
Tabelle e documenti di testo vengono archiviati dalle applicazioni specifiche direttamente nel database del sistema. Quando un documento viene archiviato nel sistema per la prima volta, si attiva la fase di classificazione dello stesso mediante descrizione delle sue proprietà e delle parole chiave, la classificazione può anche essere effettuata automaticamente da PRO.FILE per tipologie standard di documenti. Queste proprietà e parole chiave inserite nel sistema servono poi per la ricerca rapida e sicura del documento.
Le funzioni di Check in/out preservano da eventuali conflitti nella modifica degli stessi documenti, infatti il sistema impedisce che un documento in modifica venga aperto in modifica da un secondo utente.
Integrazione con Windows Explorer
PRO.FILE gestisce files di qualsiasi estensione prodotti su PC.
Mediante semplice procedura di ‘drag & drop’, i files ed i folders possono essere presi dal Microsoft File Manager o da Windows Explorer e trascinati in una finestra di PRO.FILE (oppure tramite funzione Windows di ‘Invia a’), ottenendo così la loro archiviazione nel sistema. In caso di piattaforma diversa da Windows, sarà comunque possibile un’interazione molto completa con PRO.FILE tramite interfaccia Web.
Ricerca full-text dei documenti
Si possono eseguire ricerche sul contenuto dei documenti archiviati in PRO.FILE, mediante parole chiave (full text research).
