Sharing knowledge per evitare la perdita conoscenza

16 Gen

Come prevenire la perdita di conoscenza in azienda

Indipendentemente dal settore in cui si opera, sicuramente nei prossimi 15/20 anni ogni attività lavorativa cambierà in modo radicale. Oltre 10.000 Baby Boomers compiranno 65 anni e la quasi totalità di loro raggiungerà la pensione. Un’intera generazione si ritirerà dal mercato del lavoro e i Millennials diventeranno i membri principali della forza lavoro.
Tutto cambierà, a partire dalla gestione della conoscenza.

Perché la conoscenza è importante?

Per molti anni la metrica principale in azienda è sempre stata il ROI (Return Of Investment), in riferimento al capitale: investo capitale A perché generi qualcos’altro (capitale B) che sia maggiore dell’input iniziale. Diretto, facile da calcolare, utilizzato ai vari livelli dirigenziali.

Il focus tuttavia dovrebbe spostarsi su un’altra risorsa fondamentale e preziosa, il tempo. Gestire la conoscenza in modo efficiente significa domande meno ripetitive, immediato reperimento dei dati necessari e delle informazioni, conoscenza che passa dall’essere conservata nella testa di un’unica persona all’essere resa condivisa e universale all’interno dell’azienda.

Tutto ciò significa risparmiare tempo e investirlo in diversi progetti e nuove idee. Prova per una settimana a registrare ogni volta che ti distrai dal lavoro perché qualcuno che ti pone una domanda che potrebbe essere una conoscenza universalizzata. Sommalo alla fine della settimana e vedrai che il risultato finale ti stupirà: cosa potresti fare impiegando queste ore in altre attività più produttive?

Qual è il costo reale della perdita di conoscenza?

A questo punto ci siamo fatti due idee:
(a) la perdita di conoscenza potrebbe essere imminente (Boomers e persone che cercano sfide diverse).
(b) la conoscenza è una risorsa fondamentale per un ogni organizzazione.

Ma sappiamo anche che viviamo in un momento in cui “Big Data” e “Analytics” sono termini di business importanti, quindi vogliamo essere sicuri che tutto ciò che stiamo facendo o adottando sia qualcosa che possiamo misurare.

Detto ciò… possiamo dare un valore alla perdita di conoscenza?

Come ha osservato un ricercatore in uno studio condotto da Accenture:
[perfectpullquote align=”full” cite=”” link=”” color=”” class=”” size=”16″]In genere, un dipendente che entra per sostituire un altro dipendente che sta cambiando azienda o sta andando in pensione deve passare il processo di fare tutti gli stessi errori del dipendente precedente[/perfectpullquote]

Allo stesso modo, la Sloan School of Management del MIT ha stimato che
[perfectpullquote align=”full” cite=”” link=”” color=”” class=”” size=”16″]“Ai neoassunti sono necessarie 20 o più settimane per iniziare a lavorare al meglio – 26+ settimane per manager e dirigenti – con un costo fino al 2,8% dei ricavi totali”[/perfectpullquote]

Rifletti bene: 26 settimane sono, in sostanza, più della metà di un anno lavorativo.
Se ci sono voluti sei mesi per assumere e avviare una persona alla mansione, questo significa che è passato un intero anno senza qualcuno rivestisse un determinato ruolo, un tempo enorme…
E allora? La perdita di conoscenza, in breve, è molto reale.

Come agire e quali strade seguire?

La consapevolezza della perdita di conoscenza è sempre più diffusa:
❓ “reducing knowledge loss” su Google ha 185 milioni di ricerche;
❓ “knowledge management” ne ha 149 milioni
❓ “knowledge management software” ne ha 87,2 milioni.

Le organizzazioni più illuminate sono alla ricerca di una risposta a questo problema reale prima che sia troppo tardi. Non è affatto facile e non esiste neppure una soluzione univoca, ma esistono vari validi approcci.

Eccone alcuni:

1 | Pianificazione del passaggio di consegne
Gli errori possono essere comuni in questa fase. Le persone spesso pensano politicamente anziché strategicamente: ciò può influenzare le promozioni e le sostituzioni di una persona che sta lasciando l’azienda.
Processi di mentoring, percorsi di trasferimento della conoscenza, profonda riflessione per comprendere la differenza fondamentale tra “conoscenza tacita” e “conoscenza esplicita”, sono tutte attività che rendono il processo di sostutizione meno impattante.

2 | Pensionamento sfalsato
E’ un aspetto molto controverso: come si fa a chiedere a qualcuno prossimo alla pensione di rimandare questo agognato traguardo e dedicare ancora un po’ di tempo all’azienda che ha bisogno della sua professionalità? Certo un incentivo è fondamentale, ma questo periodo deve davvero essere investito nel maggiore trasferimento della sua conoscenza e nell’identificazione di nuove persone per riempire i ruoli vacanti.
Diversamente non sarà che una perdita di tempo per tutti…

3 | Engagement dei dipendenti
Coinvolgere i dipendenti, renderli partecipi alla vita dell’azienda ai diversi livelli, rendere il lavoro “divertente” è fondamentale. Aumentando il coinvolgimento, è possibile aumentare le possibilità che un dipendente rimanga in azienda per lungo tempo (prevenendo così la perdita di conoscenza). La sfida è questa: ‘Impegno’, che significa cose diverse per diversi dipendenti. Per alcuni significa più soldi, per alcuni significa più autonomia, per alcuni significa la possibilità di lavorare con un team differente, per alcuni significa più flessibilità e possibilità di lavorare da casa, e per alcuni significa birra gratis in ufficio. Dipende. E’ necessario investire del tempo nel conoscere i propri dipendenti e sapere cosa li rende “felici e soddisfatti”: così facendo saprai aumentare in modo tangibile i livelli di engagement e fedeltà e ciò impedirà necessariamente la perdita di conoscenza (in generale).

4 | Coaching e collaborazione
Questo aspetto è comunque legato al coinvolgimento dei dipendenti, ma l’idea è di cambiare il modo di pensare alle persone: non più come “manager”, ma piuttosto come “coaching”, come allenatori.
Come ha rilevato il Harvard Business Review, la più potente condizione motivante per chiunque al lavoro – che lega fortemente quella persona all’organizzazione – è rendersi conto di fare progressi in qualcosa che ha un significato anche a livello personale e privato. La relazione ‘manager’-dipendente si basa su ciò che bisogna fare; la relazione “coach-dipendente” implica invece la comprensione e condivisione degli obiettivi da raggiungere ai differenti livelli.

5 | La spinta tecnologia
Come per molte sfide aziendali moderne, la tecnologia è una pietra miliare per fornire soluzioni facilmente gestibili e scalabili per evitare la perdita di conoscenza.
In passato, le aziende hanno dovuto affidarsi al mentoring diretto come metodo principale per trasferimento di conoscenza durante il passaggio di consegne tra dipendenti. La tecnologia non pretende di divenirne un sostituto, ma può essere un potente additivo perché rimuove molti dei vincoli diretti, come l’interazione persona-persona.

Le nostre soluzioni di gestione dell’informazione sono dedicate a fornire il necessario supporto tecnologico: cattura e trasferimento della conoscenza, domande e risposte, idee e gestione dei processi. Una piattaforma in cui far risiedere tutta la conoscenza affinché sia pienamente accessibile a tutti, team di progetto o intere organizzazioni. Collega i tuoi dipendenti con la conoscenza di cui hanno bisogno per avere successo nella loro attività quotidiana, e quando un dipendente se ne va, la sua conoscenza rimarrà come patrimonio per i presenti e i futuri dipendenti per continuare a sfruttarla e valorizzarla.

Affidati a chi ha già gestito progetti specifici nell’ambito della gestione e della condivisione della conoscenza e del know-how aziendale e contattaci.

Fonte dell’articolo: sito answerub.com