15 Ott

Fattura elettronica: la nuova cultura che avanza

Che cos’è la fattura elettronica

Con “fatturazione elettronica” si intende l’intero processo che ha inizio con la generazione, prosegue con l’emissione/ricezione e termina con la conservazione secondo norma, per 10 anni.

La fattura elettronica viene definita nel nostro quadro legislativo come “un file firmato digitalmente, oppure” un tracciato record inviato via EDIo ancora “qualsiasi altro tipo di fattura digitale che il destinatario, in base ai processi di business che ha sviluppato, riconosce, paga e porta in conservazione

Per entrare nel dettaglio e analizzare gli aspetti fondamentali, è importante puntualizzare la differenza tra Fatture elettroniche verso PA e Fatture elettroniche verso un’impresa.

La fattura elettronica verso la Pubblica Amministrazione

Da marzo 2015 tutte le fatture emesse verso la PA in Italia sono per legge, elettroniche. Non si tratta di semplici file che vengono allegati ad una mail, ma di vere e proprie fatture in formato digitale, che devono rispettare tutti i seguenti parametri:

  • Struttura secondo il linguaggio standard .XML;
  • Firma digitale dell’ente, impresa che ha generato la fattura;
  • Obbligo di conservazione in formato digitale ai fini fiscali per 10 anni.

Vantaggi per la PA

  • Abbattimento dei costi legati alla stampa, e dei tempi di registrazione dati;
  • Possibilità di verifica immediata della correttezza dei dati riportati in fattura;
  • Eliminazione degli archivi cartacei, grazie alla conservazione digitale con conseguente riduzione degli spazi necessari e del tempo dedicato alla catalogazione e ricerca dei documenti.

La fattura elettronica B2B

Le fatture elettroniche B2B, ovvero quelle emesse da un’impresa verso un’altra impresa, possono essere di 3 tipi:

  • Analoghe alle fatture verso PA (linguaggio XML, firma digitale, obbligo conservazione);
  • Fatture tramite EDI (differiscono dalle precedenti per la mancanza dell’obbligo di firma digitale);
  • Fatture non cartacee (non necessariamente in formato XML, né firmate digitalmente).

Affinché le fatture elettroniche portino reali benefici, è necessario che il loro formato sia elaborabile dai sistemi informativi, in modo da evitare la trascrizione manuale.
Proprio per questo la forma più efficace di Fatturazione Elettronica è quella che prevede la costruzione di un processo digitale completo per la generazione, l’emissione, la ricezione, la gestione e la conservazione delle Fatture in formato elettronico.

Vantaggi della fatturazione elettronica nel B2B

La fatturazione elettronica si dimostra conveniente per tutte le tipologie di aziende, dalle più modeste, a quelle di dimensioni più grandi. Ecco un breve elenco di alcuni dei benefici che coinvolgono tutte le imprese:

  • Incentivi fiscali: chi adotta questo sistema è esonerato dall’invio trimestrale dei dati IVA (attiva e passiva);
  • Abbattimento dei costi relativi a:
    •  Impiego manodopera per attività manuali di stampa e imbustamento, consegna, invio documento tramite mail, grazie all’automazione dei processi, con la conseguente possibilità di   dedicare il tempo ad attività più rilevanti;
    • Gestione della relazione con il cliente (tempi dedicati alle verifiche dell’arrivo delle fatture, della presa in carico, del pagamento delle stesse, …);
    • Gestione della conservazione e quindi dell’archivio cartaceo.

Adottare la fatturazione elettronica comporta una sostanziale rivisitazione delle impostazioni tradizionali. Diventa dunque fondamentale introdurre nuovi modelli aziendali, creare una nuova cultura digitale, investire sulle nuove opportunità presenti sul mercato rivalutando processi e procedure.
Un rinnovamento che ha tutte le carte in regola per portare innumerevoli vantaggi, grazie ai quali gli investimenti potranno essere largamente ricompensati.

E’ questo il momento giusto per affrontare la fatturazione elettronica?

Senza alcun dubbio… Sì! questo è il momento giusto per partire, o quantomeno di entrare nell’ottica dell’eliminazione della carta, dedicandosi all’individuazione della soluzione ottimale per la propria azienda.

Innanzitutto occorre affrontare il passaggio dalle fatture analogiche a quelle elettroniche in formato elaborabile, sia dal lato attivo che passivo. Una volta superato questo primo gradino, si può procedere per step, andando successivamente a prendere in esame l’intero ciclo Ordine Pagamento, anziché agire sui singoli documenti (ordine, ddt, fattura, …), con l’obiettivo di digitalizzare la relazione con il maggior numero possibile di clienti/fornitori, e poter così approcciare nel modo migliore confluendo tutti gli sforzi in un metodo innovativo ampio ed integrato.

Piccoli semplici passi, che una volta completati spianeranno la strada per successivi adattamenti migliorativi che permetteranno di focalizzarsi sull’implementazione di soluzioni più mirate, ottimizzando così anche i costi del processo.

La fattura elettronica nell’Agenda Digitale Italiana

L’argomento della fatturazione elettronica non è smisuratamente ampio o estremamente complesso, ma normativamente rappresenta un fulcro dell’Agenda Digitale Italiana, si trova infatti nell’intersezione di molteplici importanti tematiche che impattano sullo sviluppo competitivo del nostro Paese, tra i quali:

  • La scalabilità nelle infrastrutture della Pubblica Amministrazione (che in cicli digitali “Procure-to-Pay” può costruire modelli gestionali efficaci per relazionarsi in trasparenza con clienti e fornitori);
  • il monitoraggio della Spesa Pubblica (incrociando i dati di Fatturazione con quelli di Ordinato);
  • la riduzione dei tempi di pagamento, con la possibilità di misurarli in modo evidente;
  • il cambio di orientamento dell’ Agenzia delle Entrate, da verificatore a consulente tributario (comunicando che cosa si aspetta dai contribuenti, prima che versino, piuttosto che verificando a posteriori quanto possibile);
  • il contenimento dell’evasione fiscale (portando trasparenza nelle relazioni commerciali e nei flussi di fatturazione, monitorando il cosiddetto Gap IVA);
  • la crescita digitale del Paese (tanto negli indicatori europei, quanto – elemento ancora più importante – nella cultura di imprese, PA e cittadini);
  • una migliore gestione strategica della macchina burocratica (che non deve portare alla trasposizione della complessità attuale sugli strumenti digitali, ma alla semplificazione continua che un ecosistema digitale ben governato può facilmente consentire);
  • la complessiva maggiore attrattività del Sistema Paese (in quanto inversamente proporzionale al suo grado di burocratizzazione);
  • […]

Uno degli obiettivi principali rimane dunque la diffusione pervasiva attraverso modelli corretti di adozione, per una semplificazione più radicata di tutti i processi, al fine di eliminare processi ibridi “cartacei – digitali”.

Esiste quindi la possibilità di effettuare un passaggio graduale, fattibile grazie alle soluzioni scalabili presenti sul mercato, che permettono di approcciarsi in modo graduale a questo importante e necessario cambiamento, ma che necessita senza ombra di dubbio delle giuste valutazioni a priori, grazie alle quali è possibile scegliere la soluzione più adatta alle esigenze di ogni singola azienda.

E la tua azienda è pronta per intraprendere questo cambiamento?

Noi di Cadtec siamo disponibili per accompagnarti in questa analisi e supportarti con i nostri tecnici, per sostenerti nella valutazione dell’introduzione di una soluzione mirata che ti semplifichi il lavoro quotidiano, permettendoti di interagire nel migliore dei modi con i tuoi colleghi, oltre che con tutte le realtà aziendali con cui ti interfacci regolarmente.

Fonte dell’articolo: Agenda Digitale.