Come implementare il PLM in azienda e vivere felici

Le criticità del processo di implementazione

Esistono diversi livelli di complessità nel processo di implementazione di una soluzione PLM: pianificazione lunga, sovraccarico di budget, ritardi di personalizzazione, ma non è più ragionevole pensare che l’introduzione di un sistema PLM richieda un team di più persone per un periodo di tempo che va sino ai 3 anni. Una volta arrivati al go-live, inoltre, il progetto non può considerarsi completato ma si inserisce nel lungo percorso di Change management.

Un sistema PDM-PLM deve essere implementato in modo agevole e rapida per dare subito dimostrazione della propria efficacia e della bontà dell’investimento fatto: ogni progetto PLM deve mutare nel tempo e adattarsi alle differenti esigenze dell’azienda, ma non sempre ciò è possibile perché viene considerato un sistema troppo complesso e ingessato.

Come vincere la sfida

Una moderna soluzione PDM-PLM deve seguire l’approccio di implementazione mediante ‘Configurazione’, riducendo così i costi di IT e consentendo un’introduzione iterativa e graduale. Il sistema PRO.FILE in Italia, per esempio, segue proprio questo tipo di approccio e viene introdotto con il metodo EASY.CON appositamente concepito da PROCAD.

Il sistema è configurabile, il che significa che quanto viene discusso nel progetto può essere subito attuato nel sistema, viene valutato dal responsabile o amministratore interno di progetto e, se necessario, nuovamente modificato. Quando si riesce a implementare con successo uno step (per esempio la definizione dei tipi di documento), si può passare allo step successivo, etc.
Questo metodo di procedere assicura che il Competence Center capisca esattamente le necessità e i bisogni del cliente e che anche i membri del team del cliente sia focalizzati sui risultati.

Il learning by doing

Per il cliente è particolarmente importante che durante il progetto i propri amministratori di PRO.FILE vengano addestrati a un ‘learning by doing’ per realizzare da soli gli adeguamenti sul sistema: l’azienda impara a realizzare in autonomia gli adeguamenti necessari e al termine del progetto d’implementazione è in grado di ampliare autonomamente l’impiego della sua installazione di PRO.FILE attraverso la configurazione.

I 5 fattori chiavi nell’implementazione

1. Parlare con gli utenti finali
L’utente finale può essere un ingegnere responsabile della gestione dei dati di progettazione, il gestore del programma che esegue il processo ECO o la persona responsabile dell’integrazione dei dati tra il PDM e il sistema ERP. Ciò che è importante, è parlare con le persone che svolgono un lavoro effettivo e non solo con il personale IT che gestiscono l’infrastruttura. Per la maggior parte delle aziende manifatturiere, la maggiore influenza sull’implementazione PLM arriverà dagli ingegneri che utilizzano sistemi CAD / PDM e dal Dipartimento di Produzione che utilizza il software ERP.

2. Sviluppare un piano on-board per gli utenti finali
Riuscire a convincere tutti gli utenti ad accedere al sistema PLM e ad utilizzarlo per la gestione dei processi è un incubo? E’ importante focalizzarsi su top 3 designer, addetti alla pianificazione della produzione e vendite. Una volta ottenuto l’impegno da loro, verranno conquistati di conseguenza anche i restanti utenti.

3. Avere una persona singola responsabile per il roll-out del sistema
Ogni nuovo processo in azienda rappresenta un cambiamento per gli utenti: serve responsabilità per farlo, per spegnere il sistema esistente e sostituirlo con uno nuovo. Nel mondo PLM, significa avere il controllo sulla gestione dei file CAD 3D, BOM, controllo ECO e trasferimento dei dati e delle informazioni alla produzione: occorre far riferimento ad una persona che sia in grado di controllare tutti e 4 questi elementi.

4. Politica e marketing interno
Anche l’implementazione PLM pianificata nel minimo dettaglio può andare storta se non si istruiscono le persone su cosa fare, si stabiliscono relazioni con persone interessate a promuovere il sistema e a raccontare casi di successo.

5. Educare al PLM
Nel PLM, 5 sono gli argomenti su cui educare

  1. come ingegneri e progettisti CAD archiviano file, revisioni e dati relativi
  2. come accelerare il processo di cambiamento e ottimizzare il processo ECO
  3. come controllare il costo del prodotto
  4. come consegnare BOM accurati
  5. come coinvolgere tutti i Dipartimenti aziendali per essere integrati e reperire agevolmente dati e informazioni tecniche.

Concludendo…

L’implementazione del PLM è un processo articolato. È necessario disporre di conoscenze PLM, di progettazione e di produzione sufficienti per orchestrare la pianificazione e l’esecuzione di questo processo. Coinvolgi tutti gli utenti, controlla il funzionamento del PLM con la formazione di un amministratore interno di sistema e cura l’educazione al cambiamento e alla strutturazione dei processi aziendali.
Ciò garantirà il successo del processo di implementazione e impedirà di mandare in fumo gli sforzi fatti sinora.

Vuoi che il tuo progetto di implementazione PLM sia un successo? Affidati a chi ha già gestito progetti PLM specifici in questo settore e contattaci. Scoprirai come PRO.FILE, può aiutarti a gestire in modo corretto dati, informazioni e processi.

Per approfondire: sito fabbricafuturo.it e beyondplm.com

Sei curioso di capire come PRO.FILE potrebbe collocarsi all’interno della tua realtà aziendale, e come potremmo collaborare insieme?

Approfondiremo gli argomenti di tuo interesse, o fisseremo una demo di prodotto realizzata specificatamente per la tua realtà aziendale !

PROOM: webinar 09.11

09.12.2021 | Webinar: Il PLM al di là dei confini aziendali – Collaborative PLM con PROOM

Webinar: Giovedì 09.12.2021 alle ore 16:00 

Sfida: scambiare documenti in modo sicuro per una collaborazione tracciabile e trasversale

In questo Webinar imparerete a gestire dal sistema PLM PRO.FILE lo scambio dei dati di prodotto e dei documenti di engineering con aziende esterne. Con PROOM, le classiche e-mail e i sistemi FTP vengono sostituiti da moderne aree di progetto, basate su Cloud.

Tra gli importanti compiti del sistema PLM PRO.FILE vi è il controllo e la documentazione dei processi di sviluppo dei prodotti. Mediante l’integrazione di PRO.FILE con PROOM potete trasferire ad un’azienda esterna i dati di prodotto di intere strutture, ad es. di un insieme, inclusi tutti i documenti, con un semplice clic. Il tutto avviene in modo sicuro e documentato per transmittal, attraverso un’area di progetto PROOM.

Nel Live-Webinar scoprirete:

  • Ottimizzare la collaborazione con i partner di sviluppo esterni, con i fornitori e i clienti.
  • Lo scambio di documenti tecnici sensibili e delle informazioni viene documentato costantemente.
  • Stop alla confusione delle versioni generata durante lo scambio dei dati. Nella collaborazione potete concentrarvi sui contenuti, senza dovervi occupare di amministrazione o ricerca delle informazioni perse.


Progetto di gestione documentale: il successo in 3 step

Il document management impatta sulla dimensione organizzativa delle imprese

Processi, persone e tecnologie: queste le tre dimensioni costitutive di ciascuna azienda. E’ per questo che su queste occorre agire, ottimizzandole, per attuare una gestione documentale efficace e competitiva. Il fine ultimo non è solo contenere i costi, ma rendere dati e informazioni un vero e proprio capitale.

Adottare un sistema di document management DMS significa seguire la via della digital transformation mediante:

  • processi nuovi e formalizzati.
  • persone motivate che sostengono e promuovono il cambiamento positivo.
  • tecnologie abilitanti supportate da conoscenze strutturate

I processi

Parola chiave: ridefinire i processi. In azienda circa il 60-80% dei dati è destrutturato e senza alcun controllo perché gestito su carta, appunti, e-mail, cloud, mobile…oppure oralmente. Correzioni, revisioni, carichi di lavoro non sono monitorati e se perde traccia con molta facilità.

Ecco perché si avverte la necessità di gestire in modo integrato i flussi documentali. Gestire il contenuto e la ricerca al suo interno, significa efficienza organizzativa migliorata, processi aziendali accelerati e condivisione dell’informazione aziendale (anche a supporto dell’innovazione).

La gestione documentale, mediante l’archivio digitale documentale e i sistemi di workflow, è lo strumento che ridefinisce dati, informazioni e conoscenza di un’azienda. Non è un processo certamente facile, specialmente quello legato all’attivazione di workflow, ma partendo dall’analisi del contesto e dei processi esistenti, si può fare il primo passo per mettersi sulla buona strada.
Implementare un sistema DMS significa maggiore reattività e risparmio di tempo? Probabilmente sì, ma solo se si coinvolgono anche le persone.

Le persone

Coinvolgere le persone in questo percorso significa decretare fin dall’inizio il successo di questa nuova metodologia di lavoro: sono i veri attori della trasformazione, coloro che vivono l’azienda ogni giorno e che conoscono i processi che la governano.

Nel concreto i sistemi di Document management non solo permettono di ridurre i tempi e le modalità con cui le persone gestiscono dati e documenti, ma permettono loro di gestirli in modo riconosciuto e riconoscibile all’organizzazione, colleghi e superiori. Si gettano le basi anche per il Knowledge management perché i sistemi mettono le persone nella condizione di organizzare e sedimentare pratiche, contratti, ma anche dati e informazioni sui clienti, in modo che essi siano sempre agevolmente raggiungibili: si va ad impattare direttamente su quella quota tempo perso alla ricerca del documento giusto al momento giusto.
Un’azienda che ha DMS ha personale più efficiente? Probabilmente si, ma quale tecnologia deve supportaci in questo progetto?

La tecnologia

Si tratta di strumenti e soluzioni capaci di supportare e guidare i processi e le attività quotidiane delle persone. Quando un nuovo sistema DMS entra nelle imprese, esso obbliga le imprese a ripensarsi. Ripensarsi, spesso, fin nella loro identità, se è vero che identità e capitale intellettuale si costruiscono anche a partire da come si sedimenta e struttura il knowledge aziendale.

Le tecnologie, come sempre accade, abilitano questa realtà e forniscono strumenti capaci di riorganizzare le imprese: pensiamo alla sicurezza. La tecnologia è chiamata a rispondere con soluzioni che aiutino le persone a mettere in atto processi sicuri (processi di produzione, di archiviazione e di scambio).

La ridefinizione di processi, persone e tecnologie porta a comprendere come il document management oggi abbia sempre più a che fare anche con big data e analytics.

Come scegliere lo strumento ideale?

Un’azienda riorganizzata nelle sue tre dimensioni nell’ottica in DMS è un’azienda che da una parte “fa ordine” nei dati e nei processi; ma è anche una impresa che produce molti più dati aggregabili da analizzare con opportune analytics.

Scegliere la soluzione di gestione documentale ottimale per il tuo business è fondamentale. Noi di CADTEC ci occupiamo di gestire l’informazione aziendale in tutti i dipartimenti, contattaci per una demo personalizzata o una visita conoscitiva.

Fonte dell’articolo: sito web techeconomy.it

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