PROOM piattaforma digitale di collaborazione

Team virtuali: quando la condivisione di file è necessaria.

Nei progetti aziendali le piattaforme di Online Collaboration consentono alle imprese una condivisione di file sicura e di documenti fra i componenti di Team Virtuali.

Soprattutto in progetti complessi, i partecipanti sono molteplici e necessitano di continui scambi e revisioni dei medesimi file. Questo tipicamente crea problematiche di versioni, doppie copie, incertezza sulla validità del file ed in genere confusione e impossibilità di tracciamento.
Nel caso in cui i file siano documenti tecnici, di Know-how aziendali o che contengono dati sensibili, la questione della sicurezza del dato ricopre un ruolo fondamentale e necessita di particolare attenzione. Inoltre, la realizzazione sistematica di processi complessi è spesso possibile grazie al coinvolgimento di partner, fornitori e clienti; nasce di conseguenza la necessità di spazi sicuri e riservati dove condividere file e collaborare abbattendo le barriere aziendali.

Le piattaforme di Online Collaboration come PROOM, attraverso lo scambio di file in Stanze Progetto Virtuali create appositamente e condivise con i partecipanti, permettono un utilizzo di file in comune che garantisce sicurezza, tracciabilità, riservatezza ed integrazione nel sistema in uso dalle aziende coinvolte.

Il Concurrent Engineering nella pratica

Immaginiamo, ad esempio, la situazione contingente di un’azienda che lavora nello Sviluppo di Prodotti. Questo settore richiede molte conoscenze specialistiche che generalmente vengono ricercate attraverso la collaborazione con partner esterni.
La divisione del lavoro presuppone che i partner siano muniti della documentazione necessaria, ovvero: capitolati, modelli CAD e specifica documentazione di controllo e verifica.

Per tradizione, i file tecnici vengono scambiati con i partner in due modi: i partner di sviluppo hanno accesso diretto al sistema PLM (cosa che viene evitata il più possibile per motivi di sicurezza) oppure si procede allo scambio mediante metodi tradizionali come e-mail o FTP.
Lungo la durata della progettazione di un singolo prodotto, lo stesso file viene revisionato dalle persone coinvolte innumerevoli volte e se scambiato via mail creerà molteplici copie con differenti modifiche ma con i medesimi riferimenti. Questo le renderà impossibili da distinguere e genererà sprechi di tempo, energie e un rischio molto alto di errori.

PROOM: la soluzione definitiva per la tua condivisione di file

Nel sistema proposto ognuno dei partecipanti avrà accesso ad uno Stanza Progetto Virtuale in cui potrà condividere, modificare, suggerire migliorie ed implementare i medesimi file in tempo reale rimanendo sempre nella riservatezza di un ambiente privato ed eliminando le problematiche di tracciabilità, doppioni e versioni varie. Si creerà un ambiente multidisciplinare e riservato, paragonabile solamente ad un incontro fisico in un ufficio ma con la comodità dell’accesso da qualsiasi luogo in cui ci si trovi anche tramite App dedicata.

Con PROOM la condivisione di file attraverso l‘integrazione della piattaforma di scambio nel sistema PLM è automatizzato e costantemente documentato. Attraverso l’accesso controllato si evitano conflitti di modifica, riducendo così le attività di coordinamento e gli errori nella scelta di versione.
L’attenzione è concentrata dunque sullo sviluppo e non sull’amministrazione e la ricerca di errori, come avveniva fino ad ora.

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Fonte: PRO.FILE Italia

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