7 miti della trasformazione digitale

Una trasformazione digitale di successo può offrire vantaggi significativi. Ma per ottenere i risultati desiderati le aziende devono prestare attenzione a non imbattersi in alcuni diffusi equivoci.

La trasformazione digitale ha tutto il potenziale per essere trasformativa; se fatta bene infatti, essa può consentire alla tua azienda di trarre benefici significativi e documentabili. I concetti e le strategie alla base della trasformazione digitale non sono nuovi, ma è fondamentale avere le idee ben chiare a priori, sul percorso che si andrà ad avviare.

Di seguito sette miti da sfatare sulla trasformazione digitale, definiti dagli esperti del settore e dai leader aziendali e IT.

Ecco i principali miti (falsi) della trasformazione digitale

Mito n°1: la trasformazione digitale è una competenza IT

Con le nuove ed emergenti funzionalità digitali, è importante ricordare che la trasformazione riguarda tanto la direzione quanto il reparto tecnologico. Per avere successo le aziende necessitano di poter valutare  il futuro reale utilizzo della tecnologia per migliorare il loro modello di business e connettersi con i clienti finali. La tecnologia può essere un potente attivatore, ma necessita indubbiamente di una  struttura organizzativa allineata a supportare gli obiettivi del progetto, di una cultura che accetti le motivazioni del cambiamento, e un processo intuitivo aziendale che connetta le persone e i sistemi;  peculiarità fondamentali per un risultato rivoluzionario.

Mito n°2: la vera trasformazione è il viaggio di un chip blu

C’è ancora molta confusione su ciò che realmente è la trasformazione digitale. C’è chi pensa che equivalga ad installare un nuovo sistema ERP, di conseguenza i grandi gruppi credono di poter dominare le loro imprese semplicemente perché hanno avuto successo nel passato. Altre startup, come Amazon, Uber e Netflix, tra gli altri, hanno riscontrato un enorme successo rispetto agli operatori tradizionali nei loro rispettivi settori. Molto innovativi,  osservano i loro processi e apportano aggiustamenti per migliorarli. La maggior parte delle aziende, però, non dedica il tempo necessario per capire i propri processi aziendali o creare mappe di processo attive. Più del 70% degli intervistati dell’indagine di Villanova nel 2016 che hanno espresso interesse verso la trasformazione digitale dei dati, ha affermato di non disporre di mappe di processo attive. Questo è il momento in cui i CIO esperti possono riemergere come salvatori . “Quando i tempi sono difficili, tutti vogliono soluzioni”, i CIO possono aumentare la loro influenza nelle organizzazioni che hanno bisogno di aiuto, guidando importanti sforzi di trasformazione digitale. Il ruolo del CIO diventa quindi di fondamentale importanza per il successo di questa trasformazione.

Mito n°3: la trasformazione digitale consiste nella riduzione della forza lavoro

La trasformazione digitale usa spesso l’intelligenza artificiale e le capacità di apprendimento automatico, portando talvolta a credere che il gioco finale della trasformazione digitale sia una riduzione dei posti di lavoro per le risorse umane.

Ma, così come è assolutamente fondata l’idea che  l’IA e l’apprendimento automatico potrebbero arrivare in un futuro molto prossimo, è altrettanto vero che c’è ancora bisogno dell’importante valore aggiunto derivante dall’esperienza dell’essere umano. Maggiore è l’automazione e l’analisi di dati, più è necessario il coinvolgimento e l’apporto delle persone per guidare gli algoritmi e tenere i processi sotto controllo.

Mito n°4: la trasformazione digitale è completamente basata sulla tecnologia

C’è la percezione che le aziende abbiano bisogno di nuovi strumenti, modelli e competenze per competere in un nuovo campo di gioco. Il 78% delle aziende intervistate afferma di utilizzare la tecnologia per ottenere risultati di business, ma solo il 28% è sicuro della propria capacità di applicare la tecnologia per raggiungere gli obiettivi aziendali. Le aziende spesso mirano alla trasformazione digitale perché vedono il cambiamento degli ambienti di business circostanti e delle richieste dei clienti, senza considerare che la tecnologia da sola, non è la panacea.

Infatti le aziende che puntano alla trasformazione digitale, devono tener conto di adeguati investimenti a livello di tempo e sotto il profilo economico per la costruzione della giusta cultura, oltre che per la trasformazione della funzione IT e l’acquisizione di nuove competenze e opportunità di partnership.

Mito n°5: il buy-in esecutivo è una cosa sicura

Affinché qualsiasi progetto abbia successo, è necessario il buy-in e il supporto continuo da parte della direzione; la trasformazione digitale non è diversa. Spesso tuttavia i dirigenti senior sono titubanti nel coinvolgere tutti i compartimenti aziendali, a causa della complessità del processo.

Per intraprendere un’ iniziativa digitale giocano un ruolo assai rilevante una motivazione seria e un solido impegno da parte della direzione. Con queste carte si può intraprendere con il piede giusto il percorso di cambiamento.

Mito n°6: la trasformazione digitale porta l’armonia tra IT e Business

Una trasformazione digitale di successo richiede la collaborazione tra l’IT  e il business, ma non bisogna dare per scontato che l’armonia tra IT e business sia un risultato garantito.

A questo proposito riportiamo quanto  dichiarato da Bennett di Schneider Electric, in riferimento ai rapporti tra IT e Business Unit. “Non vanno molto d’accordo. Provengono da punti di partenza veramente differenti.” “C’è una credenza persistente da parte degli uomini d’affari di essere limitati dall’IT piuttosto che esserne abilitati; mentre ci sono stati alcuni cambiamenti di paradigma quando si tratta di IT di base, lo stesso non vale per l’IT operativo.”

Mito n°7: il viaggio digitale finisce con l’implementazione

La trasformazione digitale non è sempre la pallottola d’argento per risolvere un problema aziendale. Doggendorf, vice presidente delle operazioni aziendali e CIO per la squadra di hockey Dallas Stars NHL, afferma di  aver aperto gli occhi dopo l’implementazione di un nuovo sistema telefonico con funzionalità di reporting per tracciare i dati di vendita. “Quando i direttori delle vendite hanno iniziato a guardare i sistemi”, ha dichiarato “le esigenze hanno iniziato a diventare sempre più grandi e quando vedevano una demo puntavano sempre più in alto “. L’IT ha acquistato un sistema con molte funzionalità, e  “onestamente, l’unica cosa che usano è la dashboard”, osserva. Con il trascorrere del tempo, Doggendorf dice di aver imparato che bisogna  “spingere indietro la comunità degli utenti e ottenere un impegno da parte loro” far capire loro che useranno un nuovo prodotto e dovranno impararne i meccanismi. “Così tante volte, gli utenti ci portano una soluzione che ritengono bella, ma non si rendono conto di cosa realmente potrebbe significare per loro. Ne è un esempio il sistema telefonico, che offre la capacità di effettuare l’analisi dei dati e della Business Intelligence, ma non viene utilizzato al massimo delle sue potenzialità”.

Un’ implementazione come si deve richiede un ambiente molto maturo, e una profonda revisione della cultura aziendale.

E la tua azienda vuole intraprendere con il piede giusto questo cambiamento?

Noi come Cadtec, possiamo supportarti dandoti le informazioni di cui necessiti, o maggiori chiarimenti per sostenerti prima e durante il tuo percorso di trasformazione digitale.

Siamo a disposizione con il nostro ufficio commerciale e i nostri tecnici specializzati, per un supporto preliminare, o assistenza specifica.

Fonte dell’articolo: CIO

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dematerializzazione

Dematerializzazione: uno dei motori chiave dell’attività delle aziende moderne

dematerializzazione

Dematerializzazione significa prima di tutto digitalizzare i processi, ovvero trasferire le informazioni dal formato fisico a quello digitale.

La maggior parte delle aziende di tutto il mondo sta riuscendo a ridurre notevolmente l’utilizzo della carta. Anche la Pubblica Amministrazione ha abbracciato il paradigma GED, della Gestione elettronica dei documenti, consigliando, talvolta obbligando, imprese e singoli cittadini ad adeguarsi alla documentazione elettronica per la redazione e la consegna agli uffici pubblici, di atti e procedure relativi alla propria attività.

A questo punto è interessante capire a che punto sia realmente l’applicazione dei processi di dematerializzazione nella vita quotidiana.

La Digital Trasformation è in continua espansione

Quando si parla di dematerializzazione è inevitabile fare riferimento alla “Digital Transformation”, oggi al centro delle discussioni in tutti i settori,  soprattutto quando si parla di processi ICT.

Sergio Patano – Senior Research & Consulting Manager di IDC Italia,  spiega il punto di vista di IDC su questi temi:

La digitalizzazione è un fenomeno che sta investendo le aziende già da diverse decadi. Tuttavia, la forza che sta dimostrando in questi ultimi anni è davvero impressionante». «L’universo digitale è in continua e costante espansione (…). Questi dati devono poi essere immagazzinati, gestiti, analizzati e resi sicuri, per far sì che non siano solo un costo per l’azienda ma che possano contribuire a generare valore e nuovi revenue stream.

La carta «continua a sopravvivere» in vari contesti aziendali nonostante le previsioni, ma le inefficienze prodotte dai processi documentali tradizionali e la velocità raggiunta dalle transazioni di business odierne rendono necessario abbracciare il nuovo paradigma della dematerializzazione applicato a tutti gli ambiti.

Per avere un’idea di quanto l’argomento sia di interesse comune, basta pensare, per esempio, alla difficoltà che si incontra nel condividere documenti tra le varie business unit e all’esterno con clienti, partner e fornitori; al dispendio di tempo e di costi per la classificazione e ricerca delle informazioni, e all’altissima percentuale di errori derivanti dalle attività manuali, nei più svariati settori.

La dematerializzazione

La dematerializzazione rappresenta sicuramente una possibile soluzione a tutte le limitazioni derivanti dall’abituale utilizzo della documentazione cartacea.

A questo proposito, le indagini condotte da IDC evidenziano come le aziende stiano affrontando il problema da due differenti punti di vista:

  • il primo mira alla trasformazione intelligente in digitale dei documenti cartacei, tramite l’utilizzo, in aggiunta agli strumenti più tradizionali, di scanner stand-alone o stampanti multifunzione, delle nuove funzionalità di print & scan di cui i device mobili (tablet e smartphone) possono essere dotati.
  • il secondo tende a generare direttamente in digitale i documenti frutto di una qualunque transazione informativa, attraverso l’implementazione di soluzioni di firma digitale o grafometrica di form elettronici, di cattura di informazioni da portali e siti web.

Numerosi i vantaggi derivanti dall’implementazione di nuove soluzioni “legate al concetto più ampio della dematerializzazione e dell’automazione dei processi“, secondo i sondaggi di IDC, tra i quali:

  • la riduzione di oltre il 40%, dei documenti cartacei prodotti e circolanti all’interno dell’azienda, e dei relativi costi di stampa;
  • un risparmio di tempo speso in attività document intensive, quantificato in oltre tre ore settimanali;
  • la diminuzione pari al 50% circa degli errori manuali;
  • un recupero molto più rapido (12%) delle informazioni;
  • un decremento dei dei costi di archiviazione, di circa il 41%;
  • un conseguente incremento di produttività, quantificabile in oltre il 40%.

Secondo IDC, la dematerializzazione è solo un aspetto della gestione documentale nel suo complesso. Molte aziende, consapevoli dei vantaggi a 360°che le nuove soluzioni porteranno, stanno focalizzando i propri investimenti e la propria attenzione su soluzioni tecnologiche in grado di automatizzare e semplificare i processi aziendali. «È importante mettere in evidenza che tali soluzioni non possono da sole risolvere i problemi se non sono accompagnate da un processo di change management che aiuti gli utenti a comprenderne i reali benefici e che aiuti a portare miglioramenti incrementali per l’azienda» – conclude Patano.

Elementi di un processo di dematerializzazione di successo

Ci sono alcune specifiche caratteristiche facilmente misurabili, che aiutano a comprendere se un progetto di dematerializzazione sarà in grado di centrare gli obiettivi prefissati:

  • L’efficenza riscontrata dagli utilizzatori aumenta, e di conseguenza le tempistiche necessarie per creare e diffondere un documento sono più contenute;
  • I costi di gestione delle informazioni sono ridotti;
  • L’adeguamento e rispetto delle normative vigenti diviene sempre più automatico e la gestione è semplificata.

Dematerializzare i processi

Consideriamo le attività document intensive, cioè che prevedono un importante utilizzo di documenti all’interno di un’azienda, (ad es. la vendita e la fatturazione di un bene o di un servizio). Ogni settore aziendale svolge almeno una parte di un complesso processo, che parte dall’offerta e si conclude all’evasione e fatturazione dell’ordine. Si comprende quindi facilmente che la semplice digitalizzazione dei documenti non può che costituire uno degli step, per quanto indispensabili, della corsa verso una reale trasformazione digitale del modo di operare odierno, qualsiasi sia il tipo di attività che si conduce e qualsiasi sia l’ambito in cui si lavora o ci si muove.

La rilevanza giuridica dei documenti

Relativamente agli aspetti più legati alla pubblica amministrazione e quindi agli atti ufficiali, occorre sottolineare come l’accettazione dei documenti e dei processi digitali nelle transazioni poggi sulla loro validità e rilevanza giuridica, quindi a tutti gli effetti di legge, che essi devono necessariamente avere per sostituire a pieno titolo i processi cartacei tradizionali.

In ambito di pubblica amministrazione, per gli atti ufficiali, i processi cartacei sono sostituiti in toto da documenti e processi digitali che hanno la stessa validità e rilevanza giuridica. I documenti elettronici sono a tutti gli effetti equivalenti e sostituibili a quelli cartacei, sia che derivino dalla digitalizzazione di un documento cartaceo via scanner, sia che vengano generati direttamente in digitale da un file. In ogni caso il documento informatico contiene tutte le informazioni necessarie ad abilitare un processo e ha una validità completa anche dal punto di vista legale; deve essere accettato da tutti gli attori coinvolti nel processo stesso. La gestione di tutti gli aspetti informatici e delle ottimizzazioni coinvolte fa parte di quella categoria di soluzioni software e che viene identificata con l’ acronimo BPM (Business Process Management).

In conclusione

L’Italia si è posta in modo attivo all’interno di questo contesto di rinnovamento, assorbendo le idee più innovative messe in campo dalle tecnologie ICT, implementandole in leggi e normative che possono sostenere in modo concreto le aziende pronte ad accingersi a questo importante percorso di cambiamento.

Inoltre, aziende e governi, sembrano finalmente muoversi in accordo su un terreno che nonostante possa rivelarsi complesso e insidioso, si dimostra senza dubbio ricco di vantaggi e benefici tangibili. Del resto, lo sviluppo delle soluzioni dedicate a questo settore di mercato è stato e continua a essere notevole e costante.

E la tua azienda sa misurare il successo di un progetto di dematerializzazione?

Noi di Cadtec, possiamo supportarti dandoti alcune informazioni, o maggiori delucidazioni per poter valutare ed intraprendere al meglio questo percorso di cambiamento.

Siamo a tua disposizione per un supporto o un’assistenza specifica.

Fonte dell’articolo: datamanager.it

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